Helemaal stoppen met e-mail? Niet doen!

De laatste tijd lees je her en der – en niet voor het eerst – berichten van mensen die helemaal willen stoppen met e-mail. Steeds meer kantoorwerkers zijn er klaar mee geregeerd te worden door hun inbox. Zo klaar zelfs dat ze helemaal gaan stoppen (er is zelfs een heuse beweging We Quit Mail in het leven geroepen. Met hun inbox gooien ze dan in de analogie van het spreekwoordelijke badwater ook de grip op hun informatiestromen weg. E-mail is (nog?) een te veel gebruikt middel om helemaal af te schaffen. Een pleidooi voor minder mail. 

you-have-got-mailIn 2011 haalde ATOS het nieuws met het bericht dat zij helemaal stoppen met het (intern) gebruik van e-mail. Let wel: intern, dus een min of meer gecontroleerde omgeving. Met klanten blijven zij vanzelfsprekend wel mailen. Die klanten zouden anders zomaar eens mailcontact kunnen zoeken met de concurrenten van die IT dienstverlener…

 

Onlangs zag ik de mededeling van Lucien Engelen (online zeer actief) dat hij binnenkort de stekker uit zijn e-mail trekt. De 200 mails per dag die hij ondanks strakke filters nog steeds in zijn inbox krijgt worden hem te veel. Vanaf nu gaat hij helemaal via sociale media werken – en telefoon neem ik aan?

 

STOPPEN MET E-MAIL IS VERPLAATSEN VAN HET PROBLEEM

Ik denk dat je hiermee vooral het probleem verschuift. Ga liever na wat de achterliggende reden is DAT je zo’n overvolle inbox hebt. Onderdeel van mijn werk is het opschonen van inboxen van drukbezette harde werkers, en een plan maken hoe ze vanaf nu veel minder tijd aan hun mail hoeven te besteden. Wat vaak blijkt is dat de erfenis van duizenden mails waar je voorheen niets mee deed al genoeg is je de moed te ontnemen die van vandaag te lezen. Zorg eerst dat die duizenden oude mails geparkeerd worden in een tijdelijk archief. Mail ouder dan 2 weken? Er wordt echt geen antwoord meer verwacht. Er is dus geen tijdsdruk. Wel wil je misschien die oude berichten nog eens nalopen, voor het geval dat. Reserveer in dat geval de komende weken enkele blokken van 30 tot max 60 minuten in je agenda om dat tijdelijke archief door te vlooien. Je draait de zaken dan om: in plaats van duizenden berichten die je morgen weer aangrijnzen, heb je nu iedere dag WEL die lege inbox. Mooie beloning toch?

 

SNEL BESLISSINGEN GAAN NEMEN

Het blijkt dat bijna alle klanten met wie ik werk regelmatig ‘even door hun mail lopen’ en 1 à 2 belangrijke berichten te beantwoorden. De rest blijft liggen, het idee is dat dat later wel kan. Maar er is geen later. Want de tijd gaat snel, nieuwe berichten stapelen zich op, het gaat er om dat jij er snel iets mee doet. Of niet. Die beslisvaardigheid en het snel kunnen scheiden van zin en onzin is absoluut nodig wanneer je tegenwoordig impact wilt blijven maken. Zorg daarom dat je snel beslissingen gaat nemen over IEDERE NIEUWE E-MAIL. Doe dat volgens de 4 D’s en je inbox is snel leeg, zodat jij weer met je echte werk aan de slag kunt.

Over dat echte werk nog even…komt vaak voort juist uit die nieuwe e-mails toch? Uitnodiging om eens koffie te drinken met dat interessante netwerkcontact. Een vraag om informatie, een reactie op je laatste blog. Je schiet al bijna in de actiemodus. En de TODO’s die al op je actielijst stonden, zijn die opeens niet meer relevant? Tuurlijk, nieuwe berichten zorgen voor een nieuwe situatie, soms is het nodig acuut je plannen aan te passen. Maar grotendeels is je actuele lijst nog hartstikke relevant. Je helemaal laten leiden door nieuwe e-mails is als het bekende “brandjes blussen”: de hele dag voor de voet op werken. Ja, erg leuk en interessant, maar het maakt je bijzonder ineffectief. Het is alsof je alleen vanuit je korte-termijn geheugen werkt (inbox), en je lange-termijn geheugen uitschakelt. Terwijl die allebei hun nut hebben. Zorg dus dat je ze ook beide BEnut. 


PROFESSIONAL OF TEAMLEIDER: heb jij -of heeft je team- het veel te druk en wil je minimaal 1 uur per persoon per dag vrijspelen?
Via de artikelen op mijn website lees je al heel veel over wat je zelf kunt doen. Wil je een stap verder dan is ondersteuning vanuit een degelijke basis belangrijk. Ik kan vanuit jarenlange ervaring als trainer/coach die basis bieden. Lees meer over mij, Arjan Zuidhof, kijk wat klanten over mij zeggen, blijf op de hoogte via de mail updates. Of kijk hoe ik jou en je team kan begeleiden.

Hoe zorg je dat je e-mail wél gelezen wordt?

foto Anne Zuidhof E-mail versturen we allemaal. De meesten van ons versturen er ook veel te veel van. Afgezien van alle onnodige frustratie kost al die mail verzenden en ontvangen ons ook echt bakken met geld. Enkele miljoenen kenniswerkers in Nederland kunnen dagelijks zeker een uur besparen door effectief informatiegedrag. Naar mijn schatting is e-mail verantwoordelijk voor de helft daarvan. Het gaat dus om miljarden per jaar.

Goed, dat zijn de grote getallen. Laten we op ons eigen niveau daar meteen iets aan doen. Zodat zowel jij als de ontvanger na het werk met een gerust hart van een vrije avond kunnen genieten.


PROFESSIONAL OF TEAMLEIDER: heb jij -of heeft je team- het veel te druk en wil je minimaal 1 uur per persoon per dag vrijspelen?
Via de artikelen op mijn website lees je al heel veel over wat je zelf kunt doen. Wil je een stap verder dan is ondersteuning vanuit een degelijke basis belangrijk. Ik kan vanuit jarenlange ervaring als trainer/coach die basis bieden. Lees meer over mij, Arjan Zuidhof, kijk wat klanten over mij zeggen, blijf op de hoogte via de mail updates. Of kijk hoe ik jou en je team kan begeleiden.

Hoe krijg je dus die korte en krachtige e-mail waar die ander graag op antwoordt? Hieronder een handreiking in 10 korte tips. Jouw gouden tips zijn onderaan de pagina van harte welkom.

  1. de mooiste e-mail is degene die niet verzonden werd. Kun je een beter alternatief verzinnen om dit stukje informatie over te brengen?
  2. zorg voor een heldere onderwerpregel waar al zo veel mogelijk in staat. “[ACTIE voor 17:00 uur] boeking hotel Parijs voor Claudia” zegt meer dan “wil je iets voor me doen?”
  3. wat je zaait (verzendt), zul je oogsten (ontvangen). Je krijgt wat je verdient
  4. discussie? emotie? Beide zijn totaal ongeschikt voor e-mail. Zoek het in een offline manier van communicatie (telefoon en nog liever face-to-face) of online platform waar iedereen kan meediscussiëren. Yammer is een van de vele goede manieren
  5. CC’s? Zo min mogelijk. Verwacht men in jouw organisatie ge-CC’ed te worden? Dan is er iets mis met de cultuur. Doe daar dan aan wat in jouw vermogen ligt
  6. reply-to-all: brrr. Hoeveel minuten leestijd? Bereken via leestijd * uurtarief * aantal ontvangers of je dit nog steeds aandurft
  7. routinematige bedankjes zijn echt niet nodig. Kost minimaal 1-2 minuten om te open/lezen/verwijderen en weer aan het werk te gaan. Meer als de ontvanger mail de hele dag open heeft. Waarom steeds een paar euro verspillen?
  8. In plaats van een bijlage per e-mail stuur je beter de link naar een interne of externe online bron (DropboxYouSendIt e.v.a.)
  9. Is de mail zo verschrikkelijk belangrijk dat ie 100% zeker moet aankomen? Dan is andere communicatie waarschijnlijk meer geschikt: telefoon, aangetekende brief

Snel antwoord nodig en de ander is beschikbaar + heeft waarschijnlijk het antwoord? Chat is dan een mooi alternatief.

Hoe de overgrootvader van het time management jou danig in de weg zit

LET OP: dit is géén geschiedenis, maar hele praktische informatie. Just so you know ;-)

Eind 19e(!) eeuw bedacht Frederick Taylor een vernieuwende manier om werknemers hun tijd in de fabriek zo efficiënt mogelijk door te laten brengen. Goeie ouwe Frederick werd daarmee feitelijk de grondlegger van het huidige time management.

Taylor bedacht een oplossing voor een destijds dringend probleem: hoe die luie fabrieksarbeiders in het gareel te houden? Of aardiger gezegd: hoe zorg je ervoor dat ze zo productief mogelijk zijn in die 12 uur dat ze elke dag op de fabriek rondhangen?

Hij was daarmee de grondlegger van het wetenschappelijk management. Een doordachte manier om in een fabriek de inzet van de arbeiders zo productief mogelijk te maken. Ze zoveel mogelijk te laten doen in zo min mogelijk tijd. Werkt prima. Tenminste, wanneer je arbeiders als productie-eenheden ziet. Het was een heel andere tijd: sociale ontplooiing van laag opgeleiden was niet belangrijk.

Wat je ook van de denkbeelden van Taylor vindt – sommigen noemen het uitbuiting-, ze werden uitgewerkt in een tijd waarin heel anders over arbeiders gedacht werd dan tegenwoordig. De tijd (what’s in a word…) heeft daarna bepaald niet stilgestaan. Taylor’s denkbeelden worden echter nog breed gedeeld.

DE NIEUWE ARBEIDER NEEMT ZELF HET HEFT IN HANDEN

Tegenwoordig wordt het meeste werk door hoogopgeleide kenniswerkers uitgevoerd. Deze Nieuwe Arbeiders – jij en ik dus – doen dat grotendeels in digitale systemen vanuit grote kantoren. En steeds meer vanuit flexplekken zoals Seats2Meet. Of ‘gewoon’ de CoffeeCompany. Wij worden niet graag wetenschappelijk doorgemeten. En het liefst ook niet gemanaged. Weg met de manager-oude-stijl die ons eventjes vertelt wat te doen en hoe. Dat bepalen we liever zelf. Wel moeten er natuurlijk resultaten op tafel komen. Daar worden we op afgerekend. Vinden we ook logisch.

Terug naar de realiteit: meestal is in het werk op een of andere manier een hiërarchische verhoudingen in het spel. Zelfs wanneer je als Zelfstandig Professional (ZP’er) opdrachten aanneemt. De één verstrekt een opdracht, de ander voert hem uit. Zo efficiënt mogelijk. Dit heeft zich sinds Taylor vastgezet in onze hoofden. Zo hoort het. Denken we.

JIJ EN IK ZIJN LUI GEWORDEN

foto Anne Zuidhof Het mega-grote nadeel: we zijn ontzettend lui geworden (*). Door onze verwachting van anderen afhankelijk te maken staan we zelf stil. In afwachting van concrete opdrachten kijken wij ondertussen even die leuke video die Thea net in de mail stuurde. Ik kan het weten: zat jarenlang in een omgeving waar, laten we zeggen, medewerkers niet echt gestimuleerd werden de beste versie van zichzelf te worden. Desastreus voor zowel sfeer als omzet. Kijk Office Space (imdb, wikipedia) voor inspiratie. Gelukkig kan het ook anders.

STAP UIT DAT BEPERKENDE KEURSLIJF

Zit jij op een of andere manier in zo’n (hiërarchisch) keurslijf? Of zit je jezelf in de weg door onbewust je eigen strenge manager te spelen? Dan is het hoog tijd je daar aan te ontworstelen. Zowel de organisatie waar je werkt als jouw eigen instelling houdt je dan klein. Ga aan de slag met een goed systeem om je tijd effectief te gebruiken.

Je gaat weer zelf nadenken over je eigen doelen en dromen. En brengt die onder handbereik door een super-praktisch en krachtig systeem toe te passen. Samen met je opdrachtgever. Want werken aan je doelen gaat het prettigst wanneer die deels overeenkomen met die van de ander.

De actie ligt nu bij jou. Klik je dit artikel weg, of ga je iets met de boodschap doen? Hoe je het doet maakt me echt niet uit. Als er maar iets gebeurt. Eerst wat reuring. Zodat die overvolle bovenkamer van je wat meer rust krijgt.

Het is mijn missie om drukbezette zelfstandige werkers (niet per se zelfstandigen) een blijvend lege inbox en grip op hun planning te geven. Vanuit mijn jarenlange ervaring help ik je daar uiteraard graag mee. Ook als je zelf aan de slag gaat: prima! Denk dan alleen niet “volgende week begin ik”. Je weet dat dat ook bij lijnen niet werkt. Soms is een helpende hand van buitenaf een slimme manier om snel verandering te bereiken. Geen idee of mijn aanpak iets voor jou is? En kijk eens wat anderen van die aanpak vinden.


PROFESSIONAL OF TEAMLEIDER: heb jij -of heeft je team- het veel te druk en wil je minimaal 1 uur per persoon per dag vrijspelen?
Via de artikelen op mijn website lees je al heel veel over wat je zelf kunt doen. Wil je een stap verder dan is ondersteuning vanuit een degelijke basis belangrijk. Ik kan vanuit jarenlange ervaring als trainer/coach die basis bieden. Lees meer over mij, Arjan Zuidhof, kijk wat klanten over mij zeggen, blijf op de hoogte via de mail updates. Of kijk hoe ik jou en je team kan begeleiden.

Ik ben benieuwd wat jouw eerstvolgende actie is. Laat je het me weten? Dat mag via de mail, of hieronder

(*) PS: lui is soms prima hoor ;-) Bepaalde taken lenen zich tot automatiseren, groepsgewijs verwerken enzo. Voer die klusjes snel uit en je houdt meer tijd over voor de breinkrakers. Of voor vrije tijd….

Thuiswerken in de wet verankeren? Nee bedankt!

foto Anne Zuidhof  Thuiswerken (een betere naam voor wat wel Het Nieuwe Werken wordt genoemd) in de wet verankeren, er gaan steeds meer geluiden over op. Persoonlijk vind ik dit klinkklare nonsens. Thuiswerken werkt alleen als medewerker en organisatie dit beiden willen en als ze elkaar vertrouwen. Dit vertrouwen, en het goed regelen waarop iemand beoordeeld gaat worden is iets dat eerst geregeld moet worden. Vaak ontbreekt het daar namelijk aan. Je ziet dit gebeuren wanneer de organisatie, of de manager zegt “maar hoe weet ik dat Piet niet de hele dag met z’n kinderen aan het spelen is?“. Wie deze uitspraak doet houdt zich beter bezig met het oplossen van de duidelijk zichtbare vertrouwenscrisis dan met het faciliteren van thuiswerken. Trouwens, wie deze uitspraak doet is – als het over thuiswerken gaat – waarschijnlijk met hele andere dingen bezig: het met de haren erbij slepen van dit technische middel om geld te besparen op dure kantoorruimte. In plaats van nadenken waar de hele gedachte van thuiswerken vandaan komt.

Plus: dit gaat een bureacratische organisatie van jewelste opleveren. Want wie gaat controleren dat we ons netjes aan de Nieuwe Regels houden. Precies wat we NIET willen in deze tijd toch? Hoezo Flexibel Werken?

Mijn conclusie: thuiswerken dient op basis van vrijwilligheid plaats te vinden. Wettelijk vastleggen slaat alleen al daarom de plank volkomen mis.

Wat vinden jullie? Je mening is van harte welkom. Ook hartstochtelijke voorstanders van wettelijke verankering zijn nadrukkelijk uitgenodigd ;-)


PROFESSIONAL OF TEAMLEIDER: heb jij -of heeft je team- het veel te druk en wil je minimaal 1 uur per persoon per dag vrijspelen?
Via de artikelen op mijn website lees je al heel veel over wat je zelf kunt doen. Wil je een stap verder dan is ondersteuning vanuit een degelijke basis belangrijk. Ik kan vanuit jarenlange ervaring als trainer/coach die basis bieden. Lees meer over mij, Arjan Zuidhof, kijk wat klanten over mij zeggen, blijf op de hoogte via de mail updates. Of kijk hoe ik jou en je team kan begeleiden.

De balans tussen werk-privé – kunstmatig en weg ermee?!

Vroeger werkten onze voorouders voor het geld, en dat was dat. Konden wij in een tijdmachine stappen en hen vragen naar hun balans tussen werk en prive dan hadden ze ons waarschijnlijk hartelijk uitgelachen. Man, blij dat ik weer thuis ben, aardappelen eten, slapen en morgen om 4 uur weer op. Inmiddels zijn onze werkuren verschoven van 5-9 naar 9-5 en verwachten we er wel iets meer van. We zijn flink op Maslow’s beroemde piramide gestegen en willen behalve geld ook graag een stuk voldoening uit het werk halen.

 

DE MUUR NEERHALEN..?

foto Anne Zuidhof Toch spreek ik vaak mensen die het liefst een hele dikke grens trekken tussen dat vermaledijde werk en hun privé leven. Weet niet hoe jij dat ervaart, maar deze mensen vinden dat thuis=thuis en werk=werk en in beide situaties zijn ze vaak hele andere mensen. Ondertussen zijn dit wel de fundamentele plekken waar je leven zich afspeelt. Je niet goed voelen in de ene rol heeft zonder meer gevolgen voor de andere: een slechte dag op kantoor en je moet een hele sterke vent (m/v) zijn wil je niet iets van die rotdag meenemen naar huis (gezellige maaltijd gehad gisteravond?). Een mooie gebeurtenis thuis, bijvoorbeeld een nieuwe relatie en/of je huis zojuist verkocht, en zeker weten dat je op je werk ook beter in je vel zit. (NIET) ALLEEN OP KANTOOR Veel mensen hebben het idee dat effectief werken vooral in de zakelijke setting geldt: je e-mail onder controle houden, slimme samenwerkingsomgevingen leren kennen, korter vergaderen. Volgens mij is echt niets minder waar. Een rol die je in de thuissituatie vervult – thuisvader/moeder, voetbalcoach bij de D-tjes, penningmeester bij de vrijwilligersorganisatie – kan minstens zo complex zijn als een intensieve kantoorbaan, of elke andere baan waarbij je hersenen uitgedaagd worden. Het heeft daarom iets kunstmatigs om de grens tussen ons werk en ons thuis zo strak gescheiden te houden. Zeker sinds ik Zelfstandig Professional ben (ZP’er en geen ZZP’er, dank u wel) thuis- en op onregelmatige tijden werk, realiseer ik mij hoe fijn het juist is, die vrijheid te werken en leven wanneer en waar ik wil of wanneer het uitkomt. Goed, dat is natuurlijk niet het hele verhaal; uiteindelijk is een gemotiveerde instelling wel van belang. Want die vrijheid heeft ook zo z’n verleidelijke kanten. Het is belangrijk jezelf elke dag er weer toe te kunnen zetten aan de gang te gaan. En als buiten de zon schijnt wil dat nog wel eens lastig zijn. Morgen is er tenslotte weer een dag. Dat is wel zo, maar die deadline leek eerst nog mijlenver weg en staat nu opeens al vlak voor de deur! Motivatie en discipline dus.

 

DISCIPLINE (BRR, SAAI..)

Gelukkig is zelfdiscipline een eigenschap die je jezelf prima kunt aanleren ;-) Bijvoorbeeld via een 30-dagen uitdaging die je tegenwoordig veel tegenkomt. De theorie is dat als je 30 dagen lang consequent volhard in een nieuwe gewoonte, dat die daarna vanzelf in je hoofd zit en je er onbewust mee doorgaat. Terug naar de zelfdiscipline: daarmee kun je jezelf ertoe zetten te werken wanneer dat nodig is. Bij mij werkt het tenminste zo. Zelf merk ik dat het ’t fijnst werkt om gefocust en gedurende korte tijd (soms slechts 20 minuten, gebruik de eierwekker!) aan steeds andere projecten te werken. Het voordeel is dan dat je elke dag met meerdere dingen vooruitkomt. Urenlang zitten staren naar een scherm en op inspiratie wachten werkt voor mij niet. Kort en vaak daarentegen dus veel beter: denk dat dat komt omdat je tussendoor alles lekker loslaat en in je brein ondertussen het denkproces onbewust wel doorgaat.

 

AL HET OUDE IS WEER NIEUW

Hierover nadenkend kwam ik er trouwens achter dat er een naam is voor deze manier van werken: de Swiss Cheese Method. Alan Lakein schreef er (in 1973!) een timemanagement boek avant la lettre over genaamd “How to Get Control of Your Time and Your Life” (Amazon link, affiliate-vrij). Wellicht dat ik die nog eens ga aanschaffen, ben wel heel benieuwd naar een bijna 40 jaar oud boek met dergelijke bruikbare principes. De inhoudsopgave en eerste bladzijden die je via de link kunt inzien zijn in ieder geval veelbelovend – mits je de timemanagement vakliteratuur graag bijhoudt ;-)

CONCLUSIE

 Mij conclusie is dat je met het krampachtig in stand houden van die dekselse werk-privé balans niets opschiet, je je zelfs in de eigen privévoet kunt schieten.Zorg eerst maar een dat de basis op orde is, de randvoorwaarden die je nodig hebt om überhaupt aan werken toe te komen. Wel is het zaak goede afspraken te maken, ook thuis. Voelt je partner (of je kids) zich eigenlijk OK bij de keuzes die jij hierin maakt, en hoe is dat andersom? Laat daarbij je buikgevoel meespelen: niet krampachtig rondkijken naar valkuilen en problemen – wanneer je eerlijk tegenover jezelf bent weet je heus wel of je goed bezig bent. Maar buiten die goede afspraken thuis die vanzelfsprekend zouden moeten zijn, gaat het erom eerlijk te zijn tegenover jezelf. Ken uzelve, stond niet voor niets boven de ingang van het orakel van Delphi.


PROFESSIONAL OF TEAMLEIDER: heb jij -of heeft je team- het veel te druk en wil je minimaal 1 uur per persoon per dag vrijspelen?
Via de artikelen op mijn website lees je al heel veel over wat je zelf kunt doen. Wil je een stap verder dan is ondersteuning vanuit een degelijke basis belangrijk. Ik kan vanuit jarenlange ervaring als trainer/coach die basis bieden. Lees meer over mij, Arjan Zuidhof, kijk wat klanten over mij zeggen, blijf op de hoogte via de mail updates. Of kijk hoe ik jou en je team kan begeleiden.