Het kan zomaar gebeuren dat je de afgelopen tijd – of zelfs jaren – met de populaire methode Getting Things Done (GTD) bezig bent geweest. Hebt het boek misschien in de kast liggen. Je zag zelfs dat GTD best iets te bieden had. Toch ben je om de een of andere reden weer gestopt.
Toegegeven: ik zie vaak mensen die vol enthousiasme beginnen en na enkele successen het hoofdje laten hangen. Je bent dus zeker niet de enige! Wat gaat er mis? Een recent onderzoek heeft in kaart gebracht waarom mensen GTD niet volhouden.
Lijsten bomvol actie
“Ik raakte overweldigd door overvolle actielijsten” wordt als belangrijkste reden gegeven. Komt mij eerlijk gezegd niet onbekend voor. Klanten geven terug het erg lastig te vinden, die nieuwe lijsten. Het lijkt alsof je in plaats van met 1 TODO-lijst-oude-stijl te maken hebt met meerdere volle nieuwe lijsten. En waarom zou je? Er zit echter een groot verschil tussen TODO en GTD. Lees je mijn artikelen vaker, komt je dat vast niet onbekend voor. Een groot verschil wordt zit in het denkwerk vooraf dat je in de lijsten stopt. 
Op een TODO-lijst zet je zonder nadenken alle zaken die in je hoofd opkomen. Stiekem zijn dat soms projecten, en die horen echt niet op een TODO lijst thuis. Neem nou vakantieplanning – echt een project, geen actie. Wat moet jij namelijk allemaal doen voordat de komende vakantie helemaal geregeld is? (veel!) Of je noteert iets dat pas over 2 maanden gedaan hoeft te worden..en kijkt daar vanaf nu 60 dagen tegenaan. Help! Ook al niet zo handig als zomaar-een-TODO.
David Allen (GTD grondlegger) gebruikte letterlijk tientallen jaren om zijn systeem te verfijnen tot iets dat gewoon werkt. Voor alle situaties en elk type mens. En neem dat vooral niet aan omdat ik dat zeg of omdat hij bekend is. Het zegt vooral dat dit niet een samengeraapt setje tips en truuks is, maar iets waar lang over gewikt, gewogen en nagedacht is. Over de hele wereld werken trouwens vele, waarschijnlijk miljoenen (was erg lastig duidelijke gegevens te vinden), mensen dagelijks met GTD. Zelf ben ik jaren geleden gestart en heb bijna niets gevonden dat niet goed werkt. Vraag mij gerust naar dat “bijna” 
het voert te ver daar nu over uit te weiden. Zolang je enige ordening prettig vindt om je werk goed te kunnen doen, is GTD voor jou.
Gewoontes veranderen is lastig ..erg lastig
“Ik krijg het niet voor mekaar de veranderingen eigen te maken” Tja, in de praktijk blijkt het aanleren van nieuwe gewoontes erg lastig. Vind je het gek: de mens is geconditioneerd om te herhalen wat in het verleden succesvol bleek. Dat redt ons leven (denk: uit bosjes springende leeuw). Waarom risico nemen? Zeker als je niet goed voor ogen hebt wat het je oplevert is alles bij het oude houden heerlijk safe. Er iets over gelezen hebben, het boek na hoofdstuk 3 wegleggen, of eenmalig een training volgen? Allemaal niet genoeg. Hoe zou het ook eigenlijk ook kunnen? Het organiseren van onze complexe werkzaamheden vergt een stuk hogere organisatiekunde. Dat pak je niet in 1 keer op. Vergt oefening. Vergt ook meer dan een slimme tip opvolgen. Vandaar legt GTD zoveel nadruk op het koppelen van WAT je doet (acties) aan WAAROM (doelen, visie). Op deze manier ga je de goede dingen doen, in plaats van alleen maar de dingen goed te doen. Effectiviteit boven efficiëntie. Vandaar ook dat ik er op uit ben jou tijdens een training niet slechts tips-en-truuks te geven maar je echt in actie te krijgen. Pas als jij na de training vrijwillig aan de slag gaat is mijn doel bereikt
Uiteindelijk is GTD voor mij de manier om aan de waan van de dag te ontsnappen en te doen wat voor mij belangrijk is. Alleen dat al is de moeite waard om je in te (blijven) verdiepen toch? Stel je voor dat je ‘s ochtend precies weet wat je te doen staat en dat dat dingen zijn waar je zelf voor gekozen hebt. Tegelijkertijd ben je in staat je schema aan te passen als zich iets ècht dringends of spannends aandient. Geen chaos, maar een hoge mate van grip op werk en leven. Dát ga je geheid krijgen wanneer je je GTD eigen gemaakt hebt.
TOT SLOT – moet ik nou echt die hele set regeltjes toepassen?
Goede vraag. Je zou zeggen, maak je eigen mix van wat je bevalt. Dat is echter niet aan te raden. Het is lastig inschatten hoeveel baat je bij de ogenschijnlijk saaie en langdurige Wekelijkse Review hebt. Die niet uitvoeren leidt echter binnen de kortste keren tot informatieverstopping. Lees het hele artikel online in Breek de regels niet voordat je ze kent!
—
Open Training! “In 1 middag Getting Things Done”
Zoals eerder aangekondigd organiseer ik op dinsdag 20 maart in Utrecht een boeiende middag waarin je de hele methode Getting Things Done in vogelvlucht gaat zien. Alles komt aan de orde, inclusief de meest voorkomende valkuilen en hoe je deze voorkomt. Je gaat precies zien wat de 2 pijlers Controle en Perspectief inhouden en hoe die als een 2-eenheid fungeren. Ook heb je na afloop een foolproof manier onder de knie om je mailbox binnen no-time leeg te krijgen. Je hoort over de valkuilen, ofwel wat je nodig hebt wèl op de GTD-wagen te blijven.
Kom je ook op 20 maart naar Utrecht? Hier kun je je inschrijven. Ik kijk er naar uit je op 20 maart te begroeten. O ja, je ontvangt tijdens de training als bonus het boek van David Allen – of de opvolger ervan, mocht “Getting Things Done” al in je boekenkast staan. Wacht niet te lang met inschrijven want het aantal deelnemers is beperkt. Vol is dus echt vol.
Thuiswerken (een betere naam voor wat wel Het Nieuwe Werken wordt genoemd) in de wet verankeren, er gaan steeds meer geluiden over op. Persoonlijk vind ik dit klinkklare nonsens. Thuiswerken werkt alleen als medewerker en organisatie dit beiden willen en als ze elkaar vertrouwen. Dit vertrouwen, en het goed regelen waarop iemand beoordeeld gaat worden is iets dat eerst geregeld moet worden. Vaak ontbreekt het daar namelijk aan. Je ziet dit gebeuren wanneer de organisatie, of de manager zegt “maar hoe weet ik dat Piet niet de hele dag met z’n kinderen aan het spelen is?“. Wie deze uitspraak doet houdt zich beter bezig met het oplossen van de duidelijk zichtbare vertrouwenscrisis dan met het faciliteren van thuiswerken. Trouwens, wie deze uitspraak doet is – als het over thuiswerken gaat – waarschijnlijk met hele andere dingen bezig: het met de haren erbij slepen van dit technische middel om geld te besparen op dure kantoorruimte. In plaats van nadenken waar de hele gedachte van thuiswerken vandaan komt.
een middag waarin je alle ins en outs van GTD te horen krijgt. Oftewel ‘ In 1 middag Getting Things Done’. Na afloop kun je direct zelf je eerste stappen maken met deze mooie methode. Binnenkort gaat de eventpagina online. Zet vooralsnog 20 maart-middag-Utrecht in je agenda. Geef mij een seintje dat je vooralsnog geïnteresseerd bent, en ik stuur je alle gegevens zodra de eventpagina online staat.
