De geweldige kracht van een weloverwogen NEE

Af en toe neem ik de tijd een podcast te beluisteren. Die van de onvolprezen Michael Hyatt staat op eenzame hoogte. Een recente aflevering “Why Doing Less Is the Best Way to Do More” maakte indruk – kijk of luister hier.

nee-zeggenIn deze aflevering ging onder meer over het enorme belang van weloverwogen nee durven zeggen. Of toch in ieder geval te stoppen met de standaardreactie “ja” tegen alle verzoeken die je krijgt. Op je werk maar ook in je privéleven, op sportvereniging, in de kerk of bij je buurtvereniging word je overspoeld door hulpvragen. De participatiemaatschappij heeft ook zo haar soms onuitgesproken verwachtingen. Je laat je graag van je goede kant laten zien en voor je het weet zit je overdag tot over je oren in het werk en hol je ‘s avonds van schrijfavond naar vergadering. Uitgeput stort je je vervolgens in je spaarzame vrije momenten op TV, Twitter of Facebook. Of alle drie. Je hebt het DRUK.

Door al je JA’s houd je bijna geen tijd meer over. Op een gegeven moment is de rek er uit.

hint: kijk minder TV

opgestoken hand: PIKE! (copyright Arjan Zuidhof)Voor mij was de boodschap van rigoureus nee zeggen zo ontzettend herkenbaar. Hoe vaak heb ook ik toegezegd ergens een bijdrage te leveren waar dat bij nader inzien op z’n minst minder handig was. Met alle gevolgen van dien: niet waargemaakte verwachtingen, teleurgestelde collega’s en mede-vrijwilligers. Gelukkig heb ik mijn lesje wel geleerd en gaat het tegenwoordig stukken beter, dat nee zeggen. Het omslagpunt lag denk ik een paar jaar terug op het moment dat iemand vroeg of ik wilde sparren voor een mogelijke samenwerking. Eerst leek het leuk (het telefoongesprek liep lekker, ik werd enthousiast). Later realiseerde ik me dat ik me heb laten meeslepen en al zo’n beetje aan een hele dag vrij sparren vastzat. De stress sloeg genadeloos toe toen ik me realiseerde dat het vaak zo ging: in een vreemde poging een ander blij te willen maken zei ik te snel ja. Deze enthousiaste persoon heb ik uiteindelijk even kordaat en enthousiast laten weten dat ik er vanaf zag. Voorheen zou ik zo’n dag uitgezeten hebben, tot frustratie van mij, en vast ook die ander. Heerlijk was het, die extra “vrije” dag.

ja-zeggenNatuurlijk gebeurt het me nog steeds dat zo’n ja er te snel uitgeflapt wordt. Het is een voortdurend bewaken van je toezeggingen en het op het moment suprême bewust te zijn van de kracht van een nee. Het zit niet in mijn aard, ja zeggen is veel leuker. Wel blijkt iedere keer weer hoeveel ruimte een goed doordacht nee biedt aan de overtuigd uitgesproken ja’s.

Hoe dan ook: herken je dat nee zeggen, ga dan eens na wat in jouw geval de oorzaak is. Voor iedereen ligt dat weer anders, belangrijk is het realiseren in welke valkuil je trapt. Bewustwording daarvan is vaak al genoeg op het moment van een hulpvraag pas op de plaats te maken.

Maak gebruik van de ruimte die je hebt – je hebt ALTIJD ruimte – en de kwaliteit van je JA zal stukken toenemen!


PROFESSIONAL OF TEAMLEIDER: heb jij -of heeft je team- het veel te druk en wil je minimaal 1 uur per persoon per dag vrijspelen?
Via de artikelen op mijn website lees je al heel veel over wat je zelf kunt doen. Wil je een stap verder dan is ondersteuning vanuit een degelijke basis belangrijk. Ik kan vanuit jarenlange ervaring als trainer/coach die basis bieden. Lees meer over mij, Arjan Zuidhof, kijk wat klanten over mij zeggen, blijf op de hoogte via de mail updates. Of kijk hoe ik jou en je team kan begeleiden.

 

Share

Lijkt jouw volle inbox ook op een veelkleurige kerstboom?

onlangs werkte ik bij een klant 2 dagen intensief samen met een team van ondersteuners. De leidinggevenden die zij ondersteunen ontvangen werkelijk bizar veel e-mail. En daar komt hun eigen persoonlijke mailbox dan nog bij. Een volle inbox wordt hier als een gegeven gezien. We werkten aan de praktische aanpassingen die nodig zijn voor de nieuwe manier van omgaan met e-mail en andere informatie en het starten met een betrouwbaar systeem om je acties bij te houden. Je kunt wel een mooie nieuwe takenlijst gaan bijhouden maar hoe doe je dat praktisch? Ik merk dat het daar in de praktijk vaak op misloopt.

De goede wil is er, maar nu gaat het om het echie. En dat kan maar beter een manier van werken zijn die uit de weg zit. Zodat jij je op je werk kunt richten in plaats van je actiesysteem. Ik noem dat “Grip op je Inbox krijgen” waarbij we voor iedere situatie weer een eigen aanpak maken.

taakverdeling kan win-win zijnTerug naar deze klant. Hier had namelijk iedereen een eigen manier om het werk bij te houden. Soms werden taken ingepland in de agenda. Toezeggingen aan een collega snel genoteerd op een geeltje. Ook het al veel te volle TODO-blok was erg populair. Eén of twee mensen schreven alles op in een notitieboekje. Veel werd op “bewaken” gezet – WAT er dan precies bewaakt moest worden was nog al eens lastig terug te vinden. Al die verschillende systemen maakten het voor henzelf lastig overzicht te krijgen. En voor de groep om elkaars werk over te nemen. Weliswaar werden van de TODO blokken dagelijks heel wat taken afgestreept, toch kwamen er in de regel meer bij dan er afgingen (herken je dat?). En was er iemand ziek dan moest je soms eerst een uitgebreide studie maken waar alle benodigde informatie stond.

De meest gebruikte manier om werk “bij te houden” bleek trouwens de rode vlag in Outlook te zijn (ook op veel door mij geïnventariseerde werkplekken gebruikt).

Het lijkt zo’n handige optie om alle mails waar je niet iets mee moet even van een vlag te voorzien. En je kunt in Outlook die gevlagde berichten gemakkelijk tevoorschijn halen, dat wel. De vraag is wat je er vervolgens aan hebt. In mijn ervaring precies …niets.

Laat me dat toelichten.

Het idee achter die rode vlaggen is prima: mails waar nog een actie aan vastzit laten opvallen ten opzichte van de rest. Gevolg: je Outlook inbox gaat al snel op een kerstboom lijken. Een kerstboom in de vele kleuren, vlaggetjes en vinkjes die Outlook daarvoor standaard in huis heeft. Al goedbedoeld overzicht creeërend raak je dat in de praktijk echter snel kwijt. Want waar houd je al die telefonische en mondelinge toezeggingen bij (er is heel veel inloop op deze werkplek), waar de meer complexe taken (“kun je als Anneke akkoord is, Bert vragen of hij samen met jou die conferentie begin volgend jaar op poten wil zetten?”). Een rode vlag gaat je dan niet meer helpen.

Wat mist is 1 betrouwbaar systeem waar je “alles” in kwijt kunt. Alles wat zich op een gegeven moment aandient en dat je niet meteen kan doen – wat je meteen kunt doen hoef je natuurlijk nergens te onthouden, zonde van de administratietijd.

Nu hoor ik je zeggen “ha, geef mij zo’n systeem. Heb alles al geprobeerd en niets werkt”. Het gaat er niet eens om dat je met complexe en dure software aan de slag gaat (hield dat je tegen?). Of dat je de hippe TODO app op je telefoon installeert waar iedereen over praat (psst: morgen zijn ze hem weer vergeten). Zo’n systeem hoeft helemaal niet ingewikkeld te zijn. En daarin ligt dan denk ik juist weer het manco: je denkt al snel dat een systeem complex moet zijn om te kunnen werken. Niets is minder waar.

 

HOE KRIJG JE WEER GRIP OP JE VOLLE INBOX?

Laat vanaf nu het vlaggetjes- en kleurtjes systeem meteen los. De eerstvolgende keer dat je je mailbox bekijkt, haal je ze het best allemaal weg. Vervang ze door losse acties die je vanaf nu consequent in een takenlijst (ik spreek liever over actielijst) noteert. Dat wordt je nieuwe sluitende systeem van voor jezelf nauwkeurig omschreven acties. Acties die voortkomen uit je mails. Zo’n e-mail zelf is toch niets meer dan een brokje informatie. In ieder geval is het niet de actie zelf, dat wat jij ermee gaat doen. Het gaat er om die informatie – de mails – en de actie – wat jij concreet gaat doen – uit elkaar te rafelen. Daarom ook dat we het vlaggen- en kleurtjes systeem in de inbox zullen moeten loslaten.

Uitsluitend door jouw brein te laten draaien kun je bedenken welke actie gedaan dient te worden. Denk DOEN / LATER doen / LATEN doen (delegeren) / DELETEN (van onzin en wat jouw werk niet is). Dit doe je als volgt:

DOEN - komt iets onder je aandacht en moet jij (dus niet iemand anders) er iets mee? Kost het je minder dan 2 minuten doe het dan meteen. Ben je er gelijk van af, en hoef je het niet te onthouden. Klaar en er hoeft niets meer genoteerd. De 2-minutenregel houd je actielijst binnen acceptabel proporties. Op elke 10 mails zou je nu al 2 tot 4 vlaggen geplaatst hebben. De eerste ronde is binnen.

LATER DOEN – Klussen die (ruim) meer tijd vergen dan 2 minuten gaan we wel noteren. Noteren met het voornemen ze later te gaan doen. Noteren ook om ze daarmee uit ons hoofd te krijgen. Hierdoor krijg je al meteen meer rust in je hoofd, plus je hebt meteen een uitgelezen kans een goede actielijst aan te leggen.

Ken je de takenlijst van Outlook, neem die vanaf nu daarvoor in gebruik. Is de takenlijst nog onontgonnen gebied in je mailbox, noteer dan alles in een spreadsheet of zelfs op een papieren lijst. Formuleer heldere acties die precies omschrijven wat je gaat doen. Begin met een actief werkwoord (print, bel, mail, schrijf, kopieer) en maak het zo concreet mogelijk. Dus niet “schrijver worden”, wel “bel Pieter voor lunch” omdat Pieter een goede vriend is die onlangs een boek uitgebracht heeft. Die lunch is concreet, kun je meteen regelen, en zal je sneller richting het schrijverschap brengen dan een wazig voornemen.

Een goede actielijst blinkt uit in eenvoud en helderheid en staat daarmee ver af van de meeste TODO lijstjes.

Dus: elke actie voor later vanaf nu apart noteren op je papieren lijst of in de takenlijst.

LATEN DOEN – alle klussen die beter door een ander gedaan worden besteed je natuurlijk uit. Ofwel: delegeren. En dat is echt alles wat een ander gewoon beter kan. Of waar een ander een beslissing over moet nemen. Want ook het nemen van een beslissing kun je uitbesteden, bijvoorbeeld aan je leidinggevende (ja, ja). Of werk wat die ander leuker vind. Tip: speel elkaar werk toe dat jij NIET en die ander WEL leuk vindt.

DELETEN - hoeveel van wat je dagelijks leest bestaat uit rommel, nieuwsbrieven die je toch nooit leest, YouTube video’s die je misschien nog eens gaat kijken – vergeet het maar -, of uit informatie die misschien nog eens van pas komt. Gooi al die rommel meteen weg, morgen heb je toch weer een nieuwe portie te pakken. De kans dat je er nooit meer iets mee doet of toch nooit tijd voor hebt is zo klein dat je je laten staan gewoon niet kunt veroorloven. Rigoureus verwijderen of desnoods archiveren is je vriend. Ben je van het bewaren zorg dan wel dat je met 1 druk op de knop een bericht in een e-mail map “archief” stopt. In Outlook kan dat vanaf versie 2010 met zo’n handige nieuwe toevoeging, de snelle stap.

Bonustip: stel jezelf kritische vragen. Is het echt, echt, nodig om dit te doen? Lang niet alles hoeft bij nader inzien gedaan te worden. Een indicatie is dat je actielijst veel te lang wordt; waarschijnlijk ben je iets te ijverig in het noteren van werk dat eigenlijk niet nodig is. Een hele kunst nog trouwens om dat onderscheid te maken.

Maak gebruik van de middelen die je ter beschikking staan. Die kunnen vaak meer dan je weet.

Conclusie: je tijd is kostbaarder dan de inbox laten volstaan met rommel just in case.

Het zal best een tijdje duren voor je het werken met je nieuw verworven actielijst onder de knie hebt. Blijf oefenen, blijf schaven aan je formulering, houd het aantal acties binnen de perken door een goede verhouding tussen toevoegen en afvinken. Dan kun je binnen korte tijd een betrouwbaar overzicht krijgen van al het werk dat je de komende tijd te doen staat.

Lastig? Zie je nog niet voor je hoe die takenlijst / actielijst er uit gaat zien? Volg mijn gratis 10-daagse audiocursus “de 5 sleutels voor overzicht en rust in je werk” waarin onder andere het opzetten van een actielijst uit de doeken gedaan wordt


EN NU?

Heb jij al total control over je inbox en herken je bij collega’s en anderen nog wel deze kerstboom inbox? Stuur dit bericht dan a.j.b. aan hen door of deel het via de deelknoppen hieronder. Ze zullen je dankbaar zijn.

Nog geen control. Wanhopig van die overvolle inbox en tig mails per dag? Weten hoe je Outlook naar je hand zet? Met een training Grip op je Inbox op maat krijg je dat allemaal weer snel voor elkaar. Zodat jij je kunt richten op het echt belangrijke werk.
Daar word je pas echt vrolijk van.


PROFESSIONAL OF TEAMLEIDER: heb jij -of heeft je team- het veel te druk en wil je minimaal 1 uur per persoon per dag vrijspelen?
Via de artikelen op mijn website lees je al heel veel over wat je zelf kunt doen. Wil je een stap verder dan is ondersteuning vanuit een degelijke basis belangrijk. Ik kan vanuit jarenlange ervaring als trainer/coach die basis bieden. Lees meer over mij, Arjan Zuidhof, kijk wat klanten over mij zeggen, blijf op de hoogte via de mail updates. Of kijk hoe ik jou en je team kan begeleiden.

Share

Hoog tijd voor een break!

Hieronder een korte tip waar je veel baat bij kunt hebben. Zelf heb ik me er lang tegen verzet, tot ik er achter kwam hoe krachtig deze eenvoudige toevoeging aan je werkdag is. Nu doe ik dit elke dag.

===

Als kantoorwerker was ik altijd iemand die tijdens de lunch gewoon doorwerkte. Bammetjes achter het toetsenbord. Had het idee dat die lunch niet zo belangrijk is, iets dat je even tussendoor doet.

Je kent die buffelende types wel. Misschien ben jij er zelfs één.

Nou gaat het me er niet om dat je vanaf nu netjes aan de eettafel of met je collega’s in de kantine luncht. Je hebt helemaal geen eettafel, je collega’s zijn stom, whatever.

Wel daag ik je uit iets anders te doen dan anders. Iets waar ikzelf voorheen een hekel aan had. Wazig gedoe.

blijf-kalm-doe-niets

 

Doe nou de komende tien minuten eens helemaal niets. Ga zitten en laat je gedachten gaan. Echt, doe het.

Helemaal niets. Loop naar een rustige ruimte en ga tegen de muur zitten, op een kussen, uit het raam staren. Draai je van je laptop af als je niet weg kunt lopen. en zorg dat je niet afgeleid wordt – telefoon op stil, sociale media uit, je kent de dril.

Kom je vanuit een chaotische werkdag dan krijg je gegarandeerd …geen rust. En ja, dat geeft aan hoe erg het eigenlijk is. Er zullen allerlei gedachten opborrelen over van alles wat thuis en op je werk speelt. Prima, laat komen. Maak zo nodig een korte aantekening van iets als je iets bedenkt dat je echt niet wilt vergeten (o ja, pen en papier mee).

Slaag je er in om die 10 minuten tot een routine te ontwikkelen (lastig, ik weet het! Tip: zet het nietsdoen de komende 2 weken eenvoudigweg in je agenda) dan garandeer ik je dagelijks een inspirerende en inzichtvolle reset van je brein. Spijt dat ik dit nog maar zo kort doe, maar vooral: wat een heerlijke ontspanning die iedereen zich kan veroorloven. Juist wie denkt dat het te druk is.

toch zie ik je nog aarzelen…

Wel, je leest nu toch ook dit bericht? Wedden dat je die 10 minuten dan ook wel vrij kunt maken?

Gun jezelf de rust en je zult zien dat die meer oplevert dan je dacht. Laat het me vooral weten wanneer dat niet het geval is. Ook je nieuwe inzichten hoor ik graag!


PS: schrijf regelmatig je hoofd leeg met een braindump ofwel persoonlijke brainstorm. Je kunt rechts bovenin een gratis audiocursus met deze braindump aanvragen.

PS2: af en toe nietsdoen is een onderdeel van mijn utigebreide programma voor meer rust en overzicht in je werk. Volg ook de gratis 10-daagse audiocursus!


PROFESSIONAL OF TEAMLEIDER: heb jij -of heeft je team- het veel te druk en wil je minimaal 1 uur per persoon per dag vrijspelen?
Via de artikelen op mijn website lees je al heel veel over wat je zelf kunt doen. Wil je een stap verder dan is ondersteuning vanuit een degelijke basis belangrijk. Ik kan vanuit jarenlange ervaring als trainer/coach die basis bieden. Lees meer over mij, Arjan Zuidhof, kijk wat klanten over mij zeggen, blijf op de hoogte via de mail updates. Of kijk hoe ik jou en je team kan begeleiden.

 

Share

Waarom e-mail tijdens je vakantie ongelezen weggooien de plank volledig misslaat

Trend in kader van e-mail overload en de te volle inbox: bedrijven die tijdens de vakantie alle e-mail weggooien. Ongelezen. Medewerkers moeten tenslotte niet met stress uit hun vakantie terugkomen.  Nu is het Daimler maar er zijn steeds meer bedrijven of individuele werknemers die zwichten voor de verleiding. Het lijkt ook zo handig: jij bent afwezig dus kunt niets met het bericht. Goed idee?

          

Slecht idee. Je ziet totaal over het hoofd hoe je het probleem vooral bij de ander legt. Je geeft als het ware aan hoe weinig je zit te wachten op andermans bericht. ” Ik ben vakantie aan het vieren, dus stuur je bericht maar lekker opnieuw als ik terug ben. Of liever nog helemaal niet “.

Daarnaast pak je zo alleen het symptoom aan, niet het daadwerkelijke probleem! Krijg je te veel e-mail? Leer in plaats daarvan goed om te gaan met e-mail, zorg voor grip op je inbox. Wanneer je dat via onderstaande stappen doet ben je al een heel eind op weg in de richting van een overzichtelijke inbox die niet te veel tijd kost en dus minder stress oplevert:

  • [1] gebruik de juiste communicatiemiddelen. Soms is een ander middel slimmer dan e-mail. Doe dat via onderstaande flowchart.
  • [2] pas de 10 (hier 5 en hier nog eens 5) tips voor minder mail toe.
  • [3] werk vanuit het principe Inbox Zero: iedere dag je inbox – dus de nieuwe berichten – verwerken. Hoeveel mail je ook ontvangt, met de juiste aanpak kan dat prima

Tenslotte blijkt ook uit onderzoek dat zakelijke e-mail nog jaren toeneemt in plaats van afneemt. Des te meer reden goed met e-mail te leren omgaan.

Alles begint er mee e-mail te gebruiken waar het voor bedoeld is: korte berichten met 1 onderwerp gericht aan meestal 1 persoon.

Liever minder mail? Zo vind je een geschikt alternatief

 

Grip op je inbox krijgen is best te doen, alleen niet door de berichten zomaar weg te gooien. Het gaat dus niet vanzelf, er is werk aan de winkel voor organisaties én hun medewerkers: hoe kun je verwachten goed om te gaan met de tegenwoordige informatiestromen wanneer je dat nooit goed geleerd hebt?

Om in auto termen te blijven: je gooit ook niet de snelwegen dicht als er weer eens teveel files staan. Toch?


PROFESSIONAL OF TEAMLEIDER: heb jij -of heeft je team- het veel te druk en wil je minimaal 1 uur per persoon per dag vrijspelen?
Via de artikelen op mijn website lees je al heel veel over wat je zelf kunt doen. Wil je een stap verder dan is ondersteuning vanuit een degelijke basis belangrijk. Ik kan vanuit jarenlange ervaring als trainer/coach die basis bieden. Lees meer over mij, Arjan Zuidhof, kijk wat klanten over mij zeggen, blijf op de hoogte via de mail updates. Of kijk hoe ik jou en je team kan begeleiden.

 

Share

Met baby stapjes meer grip op je werk

Neem je iedere werkdag weer voor heel veel te doen? En ben je aan het eind van de dag steevast teleurgesteld in je productiviteit en die nog altijd te volle inbox? De kans is groot dat je te optimistisch bent wat betreft je output. Denkt dat je dat ene project wel even kunt afronden, terwijl daar achteraf veel meer bij kwam kijken dan je voorzag. En dat telefoontje naar je nieuwe klant duurde een intensief uur in plaats van de in je planning opgenomen 5 minuten. Ook multitasken gaat je hierbij niet helpen. Grip op je werk is ver te zoeken…

Ik herken dat als optimistisch planner voor de volle 100%. Meestal doe ik al snel twee keer zo lang over de meeste taken, soms nog langer. Het best is om niet te veel verwachtingen te hebben en uit te gaan van in mijn geval 4 productieve uren per dag. Als die ook echt behaald worden kan ik meer dan tevreden terugkijken op een goede werkdag.

Belangrijker nog dan het adagium niet teveel hooi op je vork te nemen is alles niet te groot te maken: baby stapjes werken beter. Hoe vaak probeer je niet een complexe taak in één keer helemaal af te ronden? Ik wel tenminste…

Voor mij is “training voorbereiden” zo eentje. De meeste trainingen die ik verzorg bestaan voor een groot deel uit een vaste basis. Maar iedere keer komt er wel iets bij wat dit geval speciaal maakt. Dat vergt denkwerk, overleg met de klant, bijstellen van een eerder idee, een trainings tijdlijn op de kop gooien. En dan even op een maandagochtend “training voorbereiden”. Dat werkt dus niet.

Veel slimmer is om het project in stukken te hakken. Ga er vanuit dat je bezinktijd nodig hebt, denkwerk moet verrichten, zaken achteraf moet aanpassen. Wat dan ook van enige complexiteit in één keer neerzetten werkt niet. En dat is ook niet erg, zolang je je dit tenminste realiseert.

Breek je projecthuis dus op in kleine bouwstenen, en rond die steeds in het geheel af. Op zo’n manier hou je de vaart er in, is er steeds weer progressie. Uiteindelijk heb je een beter gevoel tijdens het werk, en krijg je waarschijnlijk veel meer gedaan.

Ingewikkeld? Nee, dit kon je zelf inderdaad ook allemaal bedenken. De kunst is om het nu te gaan doen. Massa’s mensen hebben goede ideeën en praten daar vooral over. Zorg jij dat je er mee aan de slag gaat, want je weet dat het om de uitvoering gaat. De beste stuurlui enz.
Succes!


PROFESSIONAL OF TEAMLEIDER: heb jij -of heeft je team- het veel te druk en wil je minimaal 1 uur per persoon per dag vrijspelen?
Via de artikelen op mijn website lees je al heel veel over wat je zelf kunt doen. Wil je een stap verder dan is ondersteuning vanuit een degelijke basis belangrijk. Ik kan vanuit jarenlange ervaring als trainer/coach die basis bieden. Lees meer over mij, Arjan Zuidhof, kijk wat klanten over mij zeggen, blijf op de hoogte via de mail updates. Of kijk hoe ik jou en je team kan begeleiden.

 

Share