Wat als je eindeloos blijft zoeken naar de perfecte oplossing?

Onlangs kreeg ik de vraag: “Arjan, het lukt maar niet om een betrouwbaar systeem op te zetten omdat ik steeds weer een nieuwe app tegenkom die ook heel geschikt lijkt. Ik blijf zoeken naar de perfecte oplossing lijkt het. Hoe kom ik daar uit?”

stop-perfectionisme-neem-kleine-stappenHele goede vraag. Allereerst krijg je wel een oplossing van me, maar moet ook gezegd dat er meer speelt dan dat. Je hebt waarschijnlijk een aanleg voor perfectionisme. Dat is niet een-twee-drie uit de wereld en zeker iets waar je mee aan de slag zou moeten gaan.

Tegelijk is de eerste stap een eenvoudige. Er zijn ontzettend veel goede apps om je gedachtes, toezeggingen en taken in bij te houden. Zoveel en en in zoveel verschillende varianten dat je je hele werkzame leven kunt besteden aan het uittesten ervan.

Mijn advies: niet doen. De ultieme app is nog niet uitgevonden en geloof me, die zal dat voorlopig ook niet worden. Besteed niet een onevenredig deel van je tijd aan het zoeken naar shiny new tools. Dit is een valkuil waar zeker technisch ingestelde mensen vaak intrappen. De nieuwste WonderApp wordt met veel bombarie aangekondigd en natuurlijk wil je die als eerste hebben. Na anderhalf uur met je telefoon pruttelen werkt en synchroniseert alles. Alleen wat ben je opgeschoten? Resultaat is meestal nul, behalve dat je anderhalf uur van je dag kwijt bent.

DE PERFECTE OPLOSSING BESTAAT NIET - OFWEL BEGIN GEWOON

Gaat het om het bijhouden van je werk, begin dan vooral bij het meest eenvoudige dat je nu kunt bedenken. Is dat een notitieschrift dan gebruik je dat. Is dat de takenlijst van Outlook, neem je die. Is dat een digitale app die je al hebt leren gebruiken? Stick to it. Evernote, Excel? Prima.
Eerst beginnen en wanneer je de kunst van het noteren en onthouden onder de knie begint te krijgen, pas dan schakel je eventueel op naar iets wat ingewikkelder is. Pas dan, en EVENTUEEL. Dat notitieschrift zou zomaar eens prima voor jou geschikt kunnen zijn en voor de situatie waarin je werkt.

Zorg in ieder geval dat je NU BEGINT met tenminste iets, en stop met het wachten op de perfecte app. Dat wachten en zoeken is een typisch voorbeeld van uitstelgedrag. Begin klein, neem kleine stappen en voor je het weet ben je al een eind op weg.


PROFESSIONAL OF TEAMLEIDER: heb jij -of heeft je team- het veel te druk en wil je minimaal 1 uur per persoon per dag vrijspelen?
Via de artikelen op mijn website lees je al heel veel over wat je zelf kunt doen. Wil je een stap verder dan is ondersteuning vanuit een degelijke basis belangrijk. Ik kan vanuit jarenlange ervaring als trainer/coach die basis bieden. Lees meer over mij, Arjan Zuidhof, kijk wat klanten over mij zeggen, blijf op de hoogte via de mail updates. Of kijk hoe ik jou en je team kan begeleiden.

Share

Zijn al je toezeggingen haalbaar? Bereken je persoonlijke werkstress score!

Een vraag die ik onlangs gesteld kreeg: “Hoe weet ik of al mijn toezeggingen met deadlines haalbaar zijn?” De vraag is gemakkelijk genoeg. Onderliggend speelt bij de vraagsteller waarschijnlijk dat hij soms in de knoei komt met die toezeggingen. Ik zou me er vanaf kunnen maken door een even gemakkelijk antwoord: zeg minder ja. Alhoewel dat een deel van de oplossing is, is dat toch te simplistisch. Tijd voor de persoonlijke werkstress score.

Hieronder daarom een afgewogen antwoord, met de mogelijkheid elke week je persoonlijke werkstress score te berekenen. Het is een behoorlijk stuk geworden, maar lees zeker door wanneer je bovenstaande vraag herkent.

 

BEPAAL JE PERSOONLIJKE WERKSTRESS SCORE

Een goed antwoord op bovengenoemde vraag is een lastige omdat je niet altijd op voorhand kunt inschatten hoe lang die afzonderlijke toezeggingen je kosten qua tijd. Daarnaast heb je met die deadlines te maken. Sommige toezeggingen moeten morgen af zijn, andere pas over 2 maanden. Een behoorlijk complex algoritme lijkt nodig om te bepalen of er nog een toezegging op je bordje past. Gelukkig kan het ook wat eenvoudiger: met het bepalen van je persoonlijke werkstress score.

Eerst een vraag: ga eens bij jezelf na of je hier vaak tegenaan loopt. Een hartgrondig ‘ja’ betekent waarschijnlijk dat je te makkelijk ja zegt ook tegen anderen, en dus teveel toezeggingen doet. De eerste grove oplossing is: wees bedachtzamer voordat je toezegt. Neem standaard een bedenktijd en zeg dat je op tijdstip x er op zult terugkomen. Dit geeft je de mogelijkheid te bepalen of dit echt iets is dat bij jou past. Waardoor het gemakkelijker wordt een onderbouwd antwoord te geven.

Maar hiermee zijn we er nog niet. Al ben je voorzichtig met je ja-woord dan nog kun je van tijd tot tijd overlopen van het werk. Je hebt een wat meer gedegen oplossing nodig.

Doe vanaf nu standaard een inschatting van de tijd die je op voorhand denkt dat de toezegging jou kost. Noteer dit, samen met de deadline, in je takenlijst. Houd alle toezeggingen bij door ze aan je takenlijst toe te voegen. Doe je dit wat langer dan krijg je vanzelf een bijgewerkte takenlijst waar al jouw geplande werk voor de komende tijd genoteerd is. Alles met datum heeft een deadline. Ook weet je nu ruw geschat hoeveel tijd je alles kost. Bekijk van week tot week wat er gedaan moet worden en hoeveel geschatte uren je dit kost. Een hele ruwe handleiding of dit haalbaar is, is het volgende stappenplan. Stel dit iedere week op VOORDAT JE WERKWEEK BEGINT:

  • bekijk alle taken met deadline op deze week. Hoeveel uur kosten deze? We onderschatten meestal de tijd die een taak kost, dus vermenigvuldig met die factor. Weet je niet hoe jij onderschat, ga dan uit van een gemiddelde factor 1.5 (stel bij naarmate je dit beter kunt inschatten). Tel die schattingen bij elkaar op, houd rekening je vaste afspraken in je agenda en je totale beschikbare werktijd. Je krijgt nu het getal UREN1 (rekenvoorbeeld 8 uur)
  • bekijk daarnaast alle taken zonder deadline maar die je wel deze week wilt doen. Vermenigvuldig tijdsduur met 1.5. Dit levert UREN2 (rekenvoorbeeld 6 uur)
  • Daarnaast is er altijd de post ‘onvoorzien’ ofwel werkzaamheden die niet gepland zijn. Denk aan brandjes blussen. Weliswaar verschilt dit per persoon en per functie maar onvoorzien werk kan zo 40% van je werktijd bedragen. Rekening houdend met dit onvoorzien werk kun je een ruwe inschatting maken of je werkpakket haalbaar is. Lastig? Zeker! Je zult de eerste week niet een helemaal correcte score berekenen. Houd het een aantal weken bij, en check achteraf of je aannames realistisch waren. Uit hoeveel werkuren bestaat je werkweek effectief? We zetten UREN3 voorlopig op 40% daarvan (rekenvoorbeeld 40% van 40 uur is 16 uur; ja, dat zijn best veel uren waarvan je tot nu toe hoopte dat ze weg zouden blijven)
  • hoeveel tijd zit je van je effectieve werktijd in vergaderingen en ben je onderweg zonder de mogelijkheid te kunnen werken. UREN4 (rekenvoorbeeld 8 uur)

REKENSOM: JE WERKSTRESS SCORE VOOR DEZE WEEK

Laten we berekenen of er deze week een stressfactor van belang gaat ontstaan. De getallen lijken allemaal realistisch en haalbaar; zijn ze dat ook?

De formule gaat als volgt:

PERSOONLIJKE WERKSTRESS SCORE = WERKTIJD – UREN1 – UREN2 – UREN3 – UREN4

Een positieve stress score betekent dat je ruim in je tijd zit, een negatieve stress score geeft aan dat je uren tekort komt en waarschijnlijk stress gaat ondervinden.

UREN3 en UREN4 omvatten de werktijd waarin je in principe niet aan je takenlijst kunnen werken. Het gaat hier om alle plotselinge klussen die pas in de loop van de week opduiken en werk dat je gewoon niet kunt plannen, plus de tijd waarin we vastzitten aan iets anders (reizen, vergaderen): 16+8 = 24 uur. Dit betekent dat willen we een relaxte werkweek tegemoet gaan we 16 uur overhouden voor de takenlijst. Op die takenlijst staat nu 8 uur aan taken met deadline, dat wordt 12 uur door de onderschattingsfactor (UREN1). En nog eens 6 uur aan werk zonder deadline wat zich tot zo’n 9 uur zal uitbreiden (UREN2). Jouw persoonlijke stressfactor is zodoende 40 – 12 – 9 – 16 – 8 = -5. Toch wel lichte stress!

 

EN NU?

Deze persoonlijke stressfactor is geen rigide werkelijkheid. Sterker nog, voor iedereen ligt de berekening weer anders. Maak het toepasbaar op jezelf en houd de komende weken de getallen nu eens bij. Na de eerste week heb je al een aardige indruk of de getallen kloppen. Onderschat/overschat je minder dan gedacht? Fijn/niet fijn, dan stel je de factor 1.5 naar beneden/boven bij. Minder/meer vergaderingen? Mooi/niet mooi, UREN4 kan omlaag/moet omhoog. Zijn je schattingen kloppend? Vast niet meteen. Stel steeds bij. Gaandeweg zul je leren welke onderschattingsfactor bij jou past en hoeveel tijd je kwijt bent met onverwacht werk, vergaderingen, reizen. Hoe nauwkeuriger je inschatting, des te beter kun je voorspellen of je met je eigen planning de komende week op stresskoers ligt.

Op vergaderingen, reistijd en onverwacht werk heb je meestal niet zo heel veel invloed. De kunst is daar omheen de werktijd die beschikbaar is om aan je actielijst te werken zo hoog mogelijk te houden. Te veel stress betekent ofwel dat je de actielijst kleiner moet maken. Is dat niet reëel dan zul je het in de overige uren moeten zoeken. Is ook dat niet reëel dan is het tijd om te praten, of ander werk te zoeken. Tenzij je het natuurlijk prima vindt om elke keer weer bij voorbaat gestresst aan je werkweek te beginnen.

Maak ook een inschatting hoeveel tijd je aan het verwerken van je mail hebt besteed. En aan het plannen van je werk, en het herstellen van de fouten die je daarin gemaakt hebt (je systeem werkt niet, je zag een toezegging over het hoofd, gevalletje oeps vergeten). Slim omgaan met mail en een goede planning hebben drukken zowel je UREN1, UREN2 en UREN3.

Veel geplande taken niet kunnen doen? Bepaal of ze echt nodig zijn om je werk goed te kunnen doen. Wees streng voor jezelf. Teveel taken op je bord leidt altijd tot stress en dat wil je jezelf niet lange termijn aandoen.

Graag help ik jouw of je team persoonlijk om de stressfactor omlaag te brengen. Een training Grip op je Inbox of De Drukte de Baas doet hierbij vaak wonderen. Zelf aan de slag? Volg de uitgebreide online audiocursus “de 5 sleutels voor overzicht en rust in je werk”


PROFESSIONAL OF TEAMLEIDER: heb jij -of heeft je team- het veel te druk en wil je minimaal 1 uur per persoon per dag vrijspelen?
Via de artikelen op mijn website lees je al heel veel over wat je zelf kunt doen. Wil je een stap verder dan is ondersteuning vanuit een degelijke basis belangrijk. Ik kan vanuit jarenlange ervaring als trainer/coach die basis bieden. Lees meer over mij, Arjan Zuidhof, kijk wat klanten over mij zeggen, blijf op de hoogte via de mail updates. Of kijk hoe ik jou en je team kan begeleiden.

JA, toch nog even: ik ben heel benieuwd hoe het plaatje er voor jou uitziet? Deel hieronder je werkstress score hieronder of hoe jij de je score verbeterd hebt

Share

Kijk jij ook elke 4 minuten op je smartphone?

lees mij, klik hier - overvolle digitale leesmap

Een kort bericht over een schokkende statistiek. Onlangs kwam ik een rapport tegen van een Brits marketingbureau. Dat had onderzocht hoeveel mensen nu echt met hun smartphone bezig zijn. Het blijkt dat we gemiddeld maar liefst 221 (tweehonderdéénentwintig) keer per dag op onze telefoon kijken. Om de mail of het nieuws te checken, te Facebooken, een Whatsapp te versturen. Een spelletje te spelen. Of wat je ook doet op dat ding.

Pak je de rekenmachine erbij en ga je er vanuit dat we 8 uur slapen op een dag dan blijkt dat we ongeveer ELKE VIER MINUTEN van ons wakende leven op onze smartphone kijken.

Elke vier minuten. Dus tijdens de afwas, tijdens het werk, tijdens het autorijden(!), tijdens alles. Infobesitas wordt die onweerstaanbare behoefte voortdurend van alles op de hoogte te blijven ook wel genoemd.

Iemand suggereerde dat we zelfs nog een stap verder moeten gaan: de smartwatch. Zelf heb ik jaren geleden mijn analoge horloge in een la gelegd; ik wilde niet langer geleefd worden door de tijd. Het afdoen van het horloge was een symbolische daad om dat te onderstrepen. Nooit spijt van gehad en voorzover het van mij afhangt ook nooit ergens te laat. Ik vermoed dat zo’n smartwatch er weliswaar veel kan en een gewild gadget is, maar dat het onze volle hoofden nog voller maakt. Steeds meer realiseer ik me dat technologie niet per definitie zaligmakend is. We moeten leren er mee om te gaan.
In de praktijk nemen we van alles in gebruik zonder ons er goed in te verdiepen. Daarom gaan die apps en apparaten apparaten met ons aan de haal in plaats van andersom.

Misschien iets om over na te denken de volgende keer dat je weer een vol hoofd hebt.

Wat vind jij?

PS: hier is de link naar dat onderzoek

 


PROFESSIONAL OF TEAMLEIDER: heb jij -of heeft je team- het veel te druk en wil je minimaal 1 uur per persoon per dag vrijspelen?
Via de artikelen op mijn website lees je al heel veel over wat je zelf kunt doen. Wil je een stap verder dan is ondersteuning vanuit een degelijke basis belangrijk. Ik kan vanuit jarenlange ervaring als trainer/coach die basis bieden. Lees meer over mij, Arjan Zuidhof, kijk wat klanten over mij zeggen, blijf op de hoogte via de mail updates. Of kijk hoe ik jou en je team kan begeleiden.

 

Share

De geweldige kracht van een weloverwogen NEE

Af en toe neem ik de tijd een podcast te beluisteren. Die van de onvolprezen Michael Hyatt staat op eenzame hoogte. Een recente aflevering “Why Doing Less Is the Best Way to Do More” maakte indruk – kijk of luister hier.

nee-zeggenIn deze aflevering ging onder meer over het enorme belang van weloverwogen nee durven zeggen. Of toch in ieder geval te stoppen met de standaardreactie “ja” tegen alle verzoeken die je krijgt. Op je werk maar ook in je privéleven, op sportvereniging, in de kerk of bij je buurtvereniging word je overspoeld door hulpvragen. De participatiemaatschappij heeft ook zo haar soms onuitgesproken verwachtingen. Je laat je graag van je goede kant laten zien en voor je het weet zit je overdag tot over je oren in het werk en hol je ‘s avonds van schrijfavond naar vergadering. Uitgeput stort je je vervolgens in je spaarzame vrije momenten op TV, Twitter of Facebook. Of alle drie. Je hebt het DRUK.

Door al je JA’s houd je bijna geen tijd meer over. Op een gegeven moment is de rek er uit.

hint: kijk minder TV

opgestoken hand: PIKE! (copyright Arjan Zuidhof)Voor mij was de boodschap van rigoureus nee zeggen zo ontzettend herkenbaar. Hoe vaak heb ook ik toegezegd ergens een bijdrage te leveren waar dat bij nader inzien op z’n minst minder handig was. Met alle gevolgen van dien: niet waargemaakte verwachtingen, teleurgestelde collega’s en mede-vrijwilligers. Gelukkig heb ik mijn lesje wel geleerd en gaat het tegenwoordig stukken beter, dat nee zeggen. Het omslagpunt lag denk ik een paar jaar terug op het moment dat iemand vroeg of ik wilde sparren voor een mogelijke samenwerking. Eerst leek het leuk (het telefoongesprek liep lekker, ik werd enthousiast). Later realiseerde ik me dat ik me heb laten meeslepen en al zo’n beetje aan een hele dag vrij sparren vastzat. De stress sloeg genadeloos toe toen ik me realiseerde dat het vaak zo ging: in een vreemde poging een ander blij te willen maken zei ik te snel ja. Deze enthousiaste persoon heb ik uiteindelijk even kordaat en enthousiast laten weten dat ik er vanaf zag. Voorheen zou ik zo’n dag uitgezeten hebben, tot frustratie van mij, en vast ook die ander. Heerlijk was het, die extra “vrije” dag.

ja-zeggenNatuurlijk gebeurt het me nog steeds dat zo’n ja er te snel uitgeflapt wordt. Het is een voortdurend bewaken van je toezeggingen en het op het moment suprême bewust te zijn van de kracht van een nee. Het zit niet in mijn aard, ja zeggen is veel leuker. Wel blijkt iedere keer weer hoeveel ruimte een goed doordacht nee biedt aan de overtuigd uitgesproken ja’s.

Hoe dan ook: herken je dat nee zeggen, ga dan eens na wat in jouw geval de oorzaak is. Voor iedereen ligt dat weer anders, belangrijk is het realiseren in welke valkuil je trapt. Bewustwording daarvan is vaak al genoeg op het moment van een hulpvraag pas op de plaats te maken.

Maak gebruik van de ruimte die je hebt – je hebt ALTIJD ruimte – en de kwaliteit van je JA zal stukken toenemen!


PROFESSIONAL OF TEAMLEIDER: heb jij -of heeft je team- het veel te druk en wil je minimaal 1 uur per persoon per dag vrijspelen?
Via de artikelen op mijn website lees je al heel veel over wat je zelf kunt doen. Wil je een stap verder dan is ondersteuning vanuit een degelijke basis belangrijk. Ik kan vanuit jarenlange ervaring als trainer/coach die basis bieden. Lees meer over mij, Arjan Zuidhof, kijk wat klanten over mij zeggen, blijf op de hoogte via de mail updates. Of kijk hoe ik jou en je team kan begeleiden.

 

Share

Lijkt jouw volle inbox ook op een veelkleurige kerstboom?

onlangs werkte ik bij een klant 2 dagen intensief samen met een team van ondersteuners. De leidinggevenden die zij ondersteunen ontvangen werkelijk bizar veel e-mail. En daar komt hun eigen persoonlijke mailbox dan nog bij. Een volle inbox wordt hier als een gegeven gezien. We werkten aan de praktische aanpassingen die nodig zijn voor de nieuwe manier van omgaan met e-mail en andere informatie en het starten met een betrouwbaar systeem om je acties bij te houden. Je kunt wel een mooie nieuwe takenlijst gaan bijhouden maar hoe doe je dat praktisch? Ik merk dat het daar in de praktijk vaak op misloopt.

De goede wil is er, maar nu gaat het om het echie. En dat kan maar beter een manier van werken zijn die uit de weg zit. Zodat jij je op je werk kunt richten in plaats van je actiesysteem. Ik noem dat “Grip op je Inbox krijgen” waarbij we voor iedere situatie weer een eigen aanpak maken.

taakverdeling kan win-win zijnTerug naar deze klant. Hier had namelijk iedereen een eigen manier om het werk bij te houden. Soms werden taken ingepland in de agenda. Toezeggingen aan een collega snel genoteerd op een geeltje. Ook het al veel te volle TODO-blok was erg populair. Eén of twee mensen schreven alles op in een notitieboekje. Veel werd op “bewaken” gezet – WAT er dan precies bewaakt moest worden was nog al eens lastig terug te vinden. Al die verschillende systemen maakten het voor henzelf lastig overzicht te krijgen. En voor de groep om elkaars werk over te nemen. Weliswaar werden van de TODO blokken dagelijks heel wat taken afgestreept, toch kwamen er in de regel meer bij dan er afgingen (herken je dat?). En was er iemand ziek dan moest je soms eerst een uitgebreide studie maken waar alle benodigde informatie stond.

De meest gebruikte manier om werk “bij te houden” bleek trouwens de rode vlag in Outlook te zijn (ook op veel door mij geïnventariseerde werkplekken gebruikt).

Het lijkt zo’n handige optie om alle mails waar je niet iets mee moet even van een vlag te voorzien. En je kunt in Outlook die gevlagde berichten gemakkelijk tevoorschijn halen, dat wel. De vraag is wat je er vervolgens aan hebt. In mijn ervaring precies …niets.

Laat me dat toelichten.

Het idee achter die rode vlaggen is prima: mails waar nog een actie aan vastzit laten opvallen ten opzichte van de rest. Gevolg: je Outlook inbox gaat al snel op een kerstboom lijken. Een kerstboom in de vele kleuren, vlaggetjes en vinkjes die Outlook daarvoor standaard in huis heeft. Al goedbedoeld overzicht creeërend raak je dat in de praktijk echter snel kwijt. Want waar houd je al die telefonische en mondelinge toezeggingen bij (er is heel veel inloop op deze werkplek), waar de meer complexe taken (“kun je als Anneke akkoord is, Bert vragen of hij samen met jou die conferentie begin volgend jaar op poten wil zetten?”). Een rode vlag gaat je dan niet meer helpen.

Wat mist is 1 betrouwbaar systeem waar je “alles” in kwijt kunt. Alles wat zich op een gegeven moment aandient en dat je niet meteen kan doen – wat je meteen kunt doen hoef je natuurlijk nergens te onthouden, zonde van de administratietijd.

Nu hoor ik je zeggen “ha, geef mij zo’n systeem. Heb alles al geprobeerd en niets werkt”. Het gaat er niet eens om dat je met complexe en dure software aan de slag gaat (hield dat je tegen?). Of dat je de hippe TODO app op je telefoon installeert waar iedereen over praat (psst: morgen zijn ze hem weer vergeten). Zo’n systeem hoeft helemaal niet ingewikkeld te zijn. En daarin ligt dan denk ik juist weer het manco: je denkt al snel dat een systeem complex moet zijn om te kunnen werken. Niets is minder waar.

 

HOE KRIJG JE WEER GRIP OP JE VOLLE INBOX?

Laat vanaf nu het vlaggetjes- en kleurtjes systeem meteen los. De eerstvolgende keer dat je je mailbox bekijkt, haal je ze het best allemaal weg. Vervang ze door losse acties die je vanaf nu consequent in een takenlijst (ik spreek liever over actielijst) noteert. Dat wordt je nieuwe sluitende systeem van voor jezelf nauwkeurig omschreven acties. Acties die voortkomen uit je mails. Zo’n e-mail zelf is toch niets meer dan een brokje informatie. In ieder geval is het niet de actie zelf, dat wat jij ermee gaat doen. Het gaat er om die informatie – de mails – en de actie – wat jij concreet gaat doen – uit elkaar te rafelen. Daarom ook dat we het vlaggen- en kleurtjes systeem in de inbox zullen moeten loslaten.

Uitsluitend door jouw brein te laten draaien kun je bedenken welke actie gedaan dient te worden. Denk DOEN / LATER doen / LATEN doen (delegeren) / DELETEN (van onzin en wat jouw werk niet is). Dit doe je als volgt:

DOEN - komt iets onder je aandacht en moet jij (dus niet iemand anders) er iets mee? Kost het je minder dan 2 minuten doe het dan meteen. Ben je er gelijk van af, en hoef je het niet te onthouden. Klaar en er hoeft niets meer genoteerd. De 2-minutenregel houd je actielijst binnen acceptabel proporties. Op elke 10 mails zou je nu al 2 tot 4 vlaggen geplaatst hebben. De eerste ronde is binnen.

LATER DOEN – Klussen die (ruim) meer tijd vergen dan 2 minuten gaan we wel noteren. Noteren met het voornemen ze later te gaan doen. Noteren ook om ze daarmee uit ons hoofd te krijgen. Hierdoor krijg je al meteen meer rust in je hoofd, plus je hebt meteen een uitgelezen kans een goede actielijst aan te leggen.

Ken je de takenlijst van Outlook, neem die vanaf nu daarvoor in gebruik. Is de takenlijst nog onontgonnen gebied in je mailbox, noteer dan alles in een spreadsheet of zelfs op een papieren lijst. Formuleer heldere acties die precies omschrijven wat je gaat doen. Begin met een actief werkwoord (print, bel, mail, schrijf, kopieer) en maak het zo concreet mogelijk. Dus niet “schrijver worden”, wel “bel Pieter voor lunch” omdat Pieter een goede vriend is die onlangs een boek uitgebracht heeft. Die lunch is concreet, kun je meteen regelen, en zal je sneller richting het schrijverschap brengen dan een wazig voornemen.

Een goede actielijst blinkt uit in eenvoud en helderheid en staat daarmee ver af van de meeste TODO lijstjes.

Dus: elke actie voor later vanaf nu apart noteren op je papieren lijst of in de takenlijst.

LATEN DOEN – alle klussen die beter door een ander gedaan worden besteed je natuurlijk uit. Ofwel: delegeren. En dat is echt alles wat een ander gewoon beter kan. Of waar een ander een beslissing over moet nemen. Want ook het nemen van een beslissing kun je uitbesteden, bijvoorbeeld aan je leidinggevende (ja, ja). Of werk wat die ander leuker vind. Tip: speel elkaar werk toe dat jij NIET en die ander WEL leuk vindt.

DELETEN - hoeveel van wat je dagelijks leest bestaat uit rommel, nieuwsbrieven die je toch nooit leest, YouTube video’s die je misschien nog eens gaat kijken – vergeet het maar -, of uit informatie die misschien nog eens van pas komt. Gooi al die rommel meteen weg, morgen heb je toch weer een nieuwe portie te pakken. De kans dat je er nooit meer iets mee doet of toch nooit tijd voor hebt is zo klein dat je je laten staan gewoon niet kunt veroorloven. Rigoureus verwijderen of desnoods archiveren is je vriend. Ben je van het bewaren zorg dan wel dat je met 1 druk op de knop een bericht in een e-mail map “archief” stopt. In Outlook kan dat vanaf versie 2010 met zo’n handige nieuwe toevoeging, de snelle stap.

Bonustip: stel jezelf kritische vragen. Is het echt, echt, nodig om dit te doen? Lang niet alles hoeft bij nader inzien gedaan te worden. Een indicatie is dat je actielijst veel te lang wordt; waarschijnlijk ben je iets te ijverig in het noteren van werk dat eigenlijk niet nodig is. Een hele kunst nog trouwens om dat onderscheid te maken.

Maak gebruik van de middelen die je ter beschikking staan. Die kunnen vaak meer dan je weet.

Conclusie: je tijd is kostbaarder dan de inbox laten volstaan met rommel just in case.

Het zal best een tijdje duren voor je het werken met je nieuw verworven actielijst onder de knie hebt. Blijf oefenen, blijf schaven aan je formulering, houd het aantal acties binnen de perken door een goede verhouding tussen toevoegen en afvinken. Dan kun je binnen korte tijd een betrouwbaar overzicht krijgen van al het werk dat je de komende tijd te doen staat.

Lastig? Zie je nog niet voor je hoe die takenlijst / actielijst er uit gaat zien? Volg mijn gratis 10-daagse audiocursus “de 5 sleutels voor overzicht en rust in je werk” waarin onder andere het opzetten van een actielijst uit de doeken gedaan wordt


EN NU?

Heb jij al total control over je inbox en herken je bij collega’s en anderen nog wel deze kerstboom inbox? Stuur dit bericht dan a.j.b. aan hen door of deel het via de deelknoppen hieronder. Ze zullen je dankbaar zijn.

Nog geen control. Wanhopig van die overvolle inbox en tig mails per dag? Weten hoe je Outlook naar je hand zet? Met een training Grip op je Inbox op maat krijg je dat allemaal weer snel voor elkaar. Zodat jij je kunt richten op het echt belangrijke werk.
Daar word je pas echt vrolijk van.


PROFESSIONAL OF TEAMLEIDER: heb jij -of heeft je team- het veel te druk en wil je minimaal 1 uur per persoon per dag vrijspelen?
Via de artikelen op mijn website lees je al heel veel over wat je zelf kunt doen. Wil je een stap verder dan is ondersteuning vanuit een degelijke basis belangrijk. Ik kan vanuit jarenlange ervaring als trainer/coach die basis bieden. Lees meer over mij, Arjan Zuidhof, kijk wat klanten over mij zeggen, blijf op de hoogte via de mail updates. Of kijk hoe ik jou en je team kan begeleiden.

Share