De checklist: hoe je iedere verandering in je werk gemakkelijk kunt volhouden

Een van de meest gehoorde opmerkingen bij het introduceren van veranderingen in de manier waarop mijn klanten werken is dat het zo lastig is die nieuwe routines in hun dagelijkse werk op te nemen.

Logisch want als dat niet het geval was hadden ze mij niet nodig…. ;-)

En ik begrijp het ook best: hoe klein de verandering ook, het duurt ergens tussen 21 en 115 dagen (afhankelijk van welke expert je het vraagt) voordat je een nieuwe gewoonte onbewust uitvoert. Hoe lang dat precies duurt hangt er van af wie je het vraagt, dit is onderwerp van veel debat. Vaak wordt er maar wat geroepen – 30 dagen is zo’n uit de lucht gegrepen termijn. Ook voor mij is dat regelmatig ruim meer dan 30 dagen, helaas.

  >>  Lees verder over de eeuwige discussie hoe lang het vormen van nieuwe routines kost in dit informatieve artikel op de site Brainpickings. <<

In dit geval zit mijn klant bijvoorbeeld met een nieuwe leesmap in Outlook waar alle nieuwsbrieven heengaan, of een map “Afwachten” voor alles waar zij op een ander wacht. En dan blijkt dat in de waan van de dag die mappen zomaar over het hoofd gezien worden. Dat zou ze moeten kunnen onthouden toch?

Nee dus, die nieuwe routine is nog geen ..routine!

Gelukkig ligt de oplossing om toch de nieuw verworven grip op je inbox vast te houden in het verschiet.

 

MAAK EEN CHECKLIST VOOR ALLE NIEUWE ROUTINES

De beste manier om nieuwe routines enige kans van slagen te geven is met een simpele checklist. Ook voor dagelijks gebruik in jouw werk is zo’n eenvoudige lijst superhandig. Noteer bijvoorbeeld alle nieuwe mappen die je bij de Grip op je Inbox training in gebruik genomen hebt op die lijst. In je agenda plaats je nu een wekelijks herhalende afspraak op bijvoorbeeld vrijdagmiddag. Op dat moment pak je de lijst erbij. O ja, Afwachten. Even kijken, check. Nieuwbrieven idem, check. En zo vergeet je nooit meer iets.

Eenvoudige checklists zijn als het ware je vangnet voor het onthouden van wat je anders makkelijk vergeet. Onontbeerlijk voor nieuwe gewoontes, en eigenlijk voor alles wat je niet zomaar kunt onthouden: alle acties die je voor ieder jaargesprek met je medewerkers moet uitvoeren, voor het versturen van een nieuwe editie van een nieuwsbrief. En wat dacht je van een paklijst voor je vakantie. Heel veel kun je in checklists vangen en daardoor fouten en “oeps, vergeten” voorkomen.
Een goede checklist redt zelfs levens.

Iedere ochtend loop ik zelf bijvoorbeeld mijn morning checklist na, met daarop onder andere:

- contacten bijgewerkt in CRM?
- geen Twitter/FB. Eerst een kikker doen.
- agenda gecheckt?
- losse eindjes, papier verwerkt in Evernote en takenlijst?
- focuslijst voor vandaag gemaakt?

lees hier meer over mijn persoonlijke morning checklist

Zo ben ik klaar voor de dag die komt, vergeet ik nooit meer iets en heb ik 1 uur in de werkdag – bijna – altijd al een belangrijke klus gedaan.

 

OOK MET MEER GEMAK PRODUCTIEVER WERKEN?

In de afgelopen jaren heb ik vele manieren om productiever te werken van binnen en buiten onderzocht en zelf uitgebreid toegepast. Van populaire time management methodes tot de software die jij en ik elke dag gebruiken. Inmiddels heb ik een eigen praktische aanpak ontwikkeld waardoor je in korte tijd de Grip op je Inbox terugkrijgt en de Drukte de Baas kunt worden. Mijn aanpak is persoonlijk, to-the-point en begrijpelijk. Ik word door klanten gekarakteriseerd als persoonlijk, betrokken en integer en kan mijzelf snel inleven en krijg snel de vinger achter jouw meest dringende uitdagingen. Daarom gaan we snel de diepte in en zie je al snel resultaat. Spreekt je dat aan, kijk dan naar mijn toegankelijke online en intensieve persoonlijke trajecten.



Share

De omgekeerde wereld: is jouw takenlijst een inbox?

Je inbox als takenlijst gebruiken – hele volksstammen doen zo door de werkdag heen niet anders. Grote kans dat jij ook op deze manier je in je werk laat leiden wanneer:

  • je inbox de hele dag open staat waardoor je nieuwe berichten meteen kunt zien. En/of..
  • je wel een takenlijst hebt, maar daar weinig klussen op terugvindt die je energie geven en ECHT aan je werk bijdragen

Hoe zou je ook anders kunnen? Zonder een goed werkende takenlijst kun je als kenniswerker weinig anders dan vertrouwen op je inbox. Begrijpelijk, maar helaas betekent dit wel dat je eigen werk daar hoe dan ook onder te leiden heeft.

Let trouwens op “kunt zien” bij punt 1: ook al heb je de melding van nieuwe berichten (een geluid, een klein venster vaak rechtsonder in je scherm, het beruchte envelopje in je taakbalk) uitgezet, dan nog word je oog als vanzelf naar de (1) achter het woord Inbox getrokken. Kun jij ook niets aan doen, da’s  iets psychologisch.

Je kunt nu tegenwerpen dat jouw werk grotendeels door anderen bepaald wordt. Dat kan, en toch blijft het zelfs dan nodig het werk van gisteren en eergisteren te plannen – kortom, het werk in je takenlijst. De urgente zaken van vandaag daarentegen staan nu nog in je inbox te schitteren, klaar om door jou gelezen en verwerkt te worden.

 

ZONDER AANVALSPLAN GEEN BETROUWBARE TAKENLIJST

Hanteer bij het verwerken van je e-mail het Inbox Zero principe. Inbox Zero? Ja, je raadt het al: het gaat hier om het principe van een lege inbox. Door meteen een besluit te nemen over ieder nieuw mailbericht (ga ik dit nu doen, straks doen, misschien doen, niet doen of door een ander laten doen) kan die mail meteen gearchiveerd.
Weg uit de inbox en dus ook onttrokken aan jouw zicht. Daar gaat het namelijk om: alles op die grote berg laten liggen geeft hoe dan ook onrust. Op enig moment zul je een besluit moeten nemen.

Dit is de enige manier om te komen tot een overzichtelijke en betrouwbare takenlijst. Neem onmiddellijk besluiten over je mails anders gebeuren er 2 dingen:

  • je inbox is en blijft overvol – geen overzicht, wel mailstress
  • op je takenlijst komt slechts een gedeelte van het werk: vooral de eenvoudige klusjes die je zelf al kunt bedenken

Zo’n mini takenlijst met slechts een klein deel van je werk betekent dat je je takenlijst niet goed gebruikt. En ik zie dit vaker dan me lief is: heel vaak zijn klanten al gestart met het gebruiken van een slimme tool voor je taken. Leuk hoor, maar zonder je te verdiepen in de mogelijkheden van zo’n tool kun je net zo goed een papieren lijstje bijhouden.

Of koop jij soms een industriële kolomboormachine.
terwijl je alleen een gaatje wilt boren
om dat schilderijtje aan de muur te hangen?

En voor ik opmerkingen krijg uit de industriële hoek: ja, met zo’n boormachine is het inderdaad nog een hele kunst een gat in een muur te krijgen ;-)

Zorg daarom dat je eerst die grip op je inbox terugkrijgt. Zonder Inbox Zero kun je een betrouwbare lijst met taken ook wel vergeten. Het is van tweeën een. Zorg daarom dat het niet zo ver komt en besluit vandaag nog dat je de regie over je inbox weer terugneemt. Ofwel ga voor Grip op je Inbox. En die link gaat naar mijn audiocursus die je in 1 uur weer Grip geeft. Mocht je die nog niet eerder gezien hebben en snakken naar een einde aan de mailterreur (zoals een klant het onlangs mooi formuleerde) dan is dit je kans.

Of nog beter: noteer woensdag 21 mei alvast in je agenda.

21 MEI A.S.

IN 1 DAG WEER GRIP OP JE INBOX

Ik ga op 21 mei namelijk 1 dag met een kleine groep enthousiaste professionals en zelfstandig ondernemers hard aan de slag om samen de Grip op hun Inbox weer terug te nemen. Grip op je Inbox wordt gehouden in Den Haag en is speciaal bedoeld voor iedereen die al tijden geregeerd wordt door mail en agenda en daar nu eindelijk iets aan wil doen. O ja, je krijgt bij je aanmelding de genoemde audiocursus kado. Stay tuned, binnenkort hoor je meer. Ontvang je mijn eZine nog niet, abonneer je dan snel daar op door je rechts bovenin aan te melden. Je krijgt dan meteen o.a. het ebook “Reken af met het Inboxmonster” kado.

 

Share

In training

Momenteel ben ik zelf 3 dagen in training. Ik ga mijn business skills verbeteren op een 3-daags event van Laura Babeliowsky. Ben heel benieuwd naar de inhoud en de opzet, en naar wat het voor de ontwikkeling van mijn bedrijf gaat betekenen. Lees je mijn eZine al langer dan weet je dat die ontwikkeling al langer gaande is. Maar af en toe is het nodig pas op de plaats te maken en een reality check te doen: zit ik nog op de goede weg, heeft het zin bepaalde onderdelen van mijn bedrijf aan te passen, af te schaffen of nieuw te ontwikkelen?
Ook zie ik uit naar de ongetwijfeld vele ontmoetingen met andere enthousiaste ondernemers.

VOORTDUREND IN TRAINING ZIJN OM BIJ TE BLIJVEN

Doe jij werk waarbij de computer een belangrijke rol speelt, dan kom je er niet mee weg om jarenlang dezelfde functie uit te oefenen zonder je eigen skills op peil te houden. Aangezien je dit lees is de kans dat je zo’n zogenaamde kenniswerker bent vrij groot ;-)
Een manier is om her en der je licht op te steken. Bijvoorbeeld door het lezen van dit en andere eZines met tips en trucs. Of door collega’s en vakgenoten om raad te vragen.

De vraag is of je er echt veel wijzer van wordt, al die hap-snap adviezen. Ook neemt al dat lezen ongemerkt vaak meer tijd dan je denkt, en zeker meer dan je je tevoren voornam. Kijk vooral wat het je oplevert. Gratis tips zijn gratis qua euro’s, maar kosten jou ook tijd. Elke tip zou meer moeten opleveren dan het jou aan tijd kost.

Structureler is het lezen van goede business boeken op die vlakken waar jouw kennis tekort schiet. Zelf lees ik business boeken voor de ontspanning (iedereen zijn/haar afwijking), waardoor ik er tussen 50 en 70 per jaar verslindt. Jouw gemiddelde ligt vast een stuk lager.
Ben je net zo’n boekenwurm als ik: vertel me dan welk boek ik als eerstvolgende moet lezen!

Hoewel structureler is “meer informatieve boeken lezen” voor veel mensen een goed voornemen ..dat vaak bij een voornemen blijft. Ik merk tenminste dat veel klanten goede boeken over time management en persoonlijke ontwikkeling in de kast hebben. Ongelezen, want geen tijd. En dat is jammer. Is dat voor jou aan de orde dan is het tijd een stap verder te gaan: om te zorgen dat je skills, op welk vlak ook, niet te ver achteruit gaan dien je jezelf actief te gaan ontwikkelen.

De kunst is uit te dokteren waar het bij jou precies aan schort. Merk je dat het elk jaar lastiger wordt je eigen werk op niveau te blijven doen: volg een vakopleiding. Vraag je je af waar je het allemaal voor doet, zie je steeds meer op tegen je werk, of een ander belangrijk domein in je leven, zoek een goed coach. Of zelfs een therapeut. Is je inbox, je informatie consumptie of je productiviteit een bottleneck, dan kan ik je vast verder helpen. Mijn uitgebreide aanbod aan audiocursussen die je vanuit huis kunt volgen, een training op maat, of mijn persoonlijke Doorbraak traject kunnen voor jou precies het zetje in de rug zijn dat je nu nodig hebt.

Te lang uitstellen van het oplossen van jouw uitdagingen maakt het er niet leuker op – de zure appel wordt steeds zuurder.

Er zal altijd iemand zijn die jou verder kan helpen. In mijn netwerk heb ik bijvoorbeeld. Kom je er zelf niet uit, dan verwijs ik je graag door naar iemand in mijn eigen netwerk. Ik ken vele goede zelfstandig professionals op het gebied van coaching, loopbaanvraagstukken, business coaching en zingeving.

Zit je ergens mee, kom in ieder geval in actie. Daar wordt je beter en blijer van.

Share

Hoe kom je UIT je inbox en IN actie?

Tringgg, bliep, fluit, “Een kort vraagje”, bliep, “kun je voor mij …”, bliep. Bliep!

Verloopt je dag met zichzelf bij aankomst luidkeels aankondigende e-mails, een telefoon die je niet kunt doorschakelen of op stil zeggen, collega’s die om de haverklap binnenlopen? Je brengt jezelf en je bedrijf of organisatie daarmee meer schade toe dan je denkt.

Schade? Da’s toch juist ontzettend flexibel van me, direct in de actiestand schieten?

Sorry, de werkelijkheid is anders; je bent zo in je werk vooral een brandweerman (m/v)

 

WERKEN VANUIT JE INBOX IS BRANDJES BLUSSEN

Te veel (met de nadruk op te!) flexibiliteit keert zich tegen je en kan makkelijk de grootste vijand van je productiviteit worden. Zo merk je dat:

[ 1 ] je bent de hele dag brandjes aan het blussen

Met brandjes aan de slag gaan is makkelijker. Het is nieuw en je krijgt vaak meteen de credits. Het is duidelijk wat er van jou verwacht wordt: de ontevreden klant die geëscaleerd heeft bellen. Dat lastige uitzoeken waarom de maandrapportage nu al voor de derde keer op rij fouten vertoont ligt ook op jouw bordje maar lijkt nu even minder belangrijk.

[ 2 ] je komt niet aan het meest belangrijke toe

Brandjes blussen en trouble shooting lijkt dankbaar werk. Ondertussen blijft het werk dat je gister en vorige week gepland hebt zich gewoon opstapelen. Minstens zo belangrijk als die brandjes, op lange termijn zelfs belangrijker!

Terwijl jij urgente problemen oplost stapelen die belangrijke klussen zich op. Je actielijst loopt vol, en roept steeds harder om je aandacht.

 

ZO BLIJF JE WEL IN JE WORK FLOW

De oplossing zit er in bij een urgente vraag niet direct in actie te schieten. Meestal kan het ook wel later. Noteer de vraag in je takensysteem en zet je weer aan waar je zojuist mee bezig was. Zo houd je de onderbreking beperkt en kun je vaak snel in je work flow terugkeren.

Werk je in een ondersteunende rol? Ook dan blijft het belangrijk de grote lijn in de gaten te houden. Een groot congres dat over 3 maanden plaatsvindt maar waar jij allerlei praktische zaken voor moet voorbereiden. In de waan van de dag zou je een deel daarvan zomaar vergeten.

Voor iedereen die in het werk veel de computer gebruikt geldt: goed voorbereid zijn op de storm die zeker komt zorgt dat je minder schade oploopt wanneer de wind aantrekt. De basis is slim omgaan met je mail, je agenda en je taken. Heb je dat eenmaal voor elkaar dan kan er veel gebeuren, maar weet jij precies wat je te doen staat.

Meer vanuit je actielijst gaan werken, en minder vanuit je inbox. DAT is pas echt in de actiestand komen.

 

WAARSCHUWINGSTEKENS

Herken je 1 of meer van deze tekens:

  1. elke avond thuis op de bank je werkmail bijwerken
  2. voortdurend meer uren maken dan je je van plan was
  3. geen overzicht hebben over je totale werkvoorraad waardoor je je automatisch door je e-mail inbox laat leiden

Negeer ze niet! Nu denk je nog dat het volgende maand rustiger zal zijn. In de praktijk weet je wel beter.

Gun jezelf meer rust en overzicht en kom in actie: te beginnen met een lege inbox en rust in je hoofd. Ik help je heel graag mee op weg met een dubbel kado dat je rechtsboven op deze website kunt aanvragen. Lezen en luisteren kost je weinig tijd en levert direct resultaat op. Doe jezelf dat plezier en vraag ze direct aan!

Met mijn uitgebreide aanbod aan audiocursussen die je vanuit huis kunt volgen, een training op maat, en mijn Doorbraak traject kan ik je precies het zetje in de rug geven dat je nu nodig hebt.



Lukt het jou om minder tijd in je inbox door te brengen dan voorheen? Laat hieronder weten hoe je dat voor elkaar kreeg!

disclaimer: niets ten nadele van de echte brandweermannen en -vrouwen

Share

Waarom het leren van een nieuwe methode je niet gaat helpen

Je hebt van die mensen die overal hun favoriete methode bijslepen. Het geeft hun grip op hun leven, werk en wereld. Ooit een manager gehad die jouw baanbrekende plan van tafel veegde met een maak het wel even SMART, wil je? Dat dus.

Die mensen blijven voortdurend zoeken naar manieren om hun werk te verbeteren. De heilige graal. Helaas blijft het meestal bij eindeloos discussiëren over de waarde van ABC en overlap met DEF. Hou toch op. Al dat gezoek naar die silver bullet (zoals Amerikanen zo mooi zeggen) helpt je geen steek verder. Bovendien: met een silver bullet is het slecht schieten.

Het lijkt zo aantrekkelijk: leer methode ABC en probleem XYZ lost als sneeuw voor de zon op. Nog even een cursusje volgen en klaar. Of een boek lezen. Tijdens groepsbijeenkomsten spreek ik altijd mensen die een goed boek over timemanagement in de kast hebben liggen. Die gaan ze binnenkort – echt waar – bestuderen. Zeggen ze al een paar jaar. De waan van de dag is sterk.

Feit: die boekenwijsheid gaat je niet helpen. Iemand die het je uitlegt en je vervolgens in de praktijk er mee laat worstelen. Daar heb je wat aan. Of die handige collega die je nieuwe dingen zo goed kan uitleggen. Mijn beste leraren op school vroeger deden precies dat.

Een bijna-klant haakte af omdat ze aangaf de kennis zich toch maar via boeken eigen te gaan maken. Dat mag iedereen natuurlijk zelf weten. Of het gewerkt heeft is een ander ding.
Een korte training is altijd vele malen effectiever dan “zelf doen”.

Je hebt een uitdaging rond teveel mail, een te volle agenda, te vaak vergeten afspraken of geen idee hou je slimme keuzes maakt in je werk. Geen gebrek aan ABC. Die bijna-klant had ook zo’n uitdaging. Een boek lezen komt er dan gewoon niet van. Da’s geen kwestie van te weinig tijd, maar van te weinig mentale ruimte. Als je dàt eens kon oplossen!

Maak jezelf nieuwe wijsheid eigen via workshops, trainingen, coaching. En laat je daarbij ondersteunen door mensen die weten wat jij nu nodig hebt. Goede gesprekken met anderen die al stappen hebben gezet kunnen ook helpen. Dààr ontwikkel je je door, sneller dan zelf doen. Gelukkig zijn er vele goede coaches en trainers op alle vlakken waar je maar een uitdaging zou kunnen hebben.

Een goede coach zoeken is een betere besteding van je tijd en energie dan die halfslachtige poging nogmaals het boek te gaan lezen. 
Ligt jouw uitdaging rondom productiviteit in je werk, dan weet je mij te vinden.

Zelfs SMART heeft z’n plek, al ben ik er geen fan van. Op een gegeven moment heb je genoeg losgelaten en gebrainstormd en moet het concreet worden. Is het ook nog een beetje S, M, A, R en T? Maar je kiest er dan zelf voor SMART te worden in plaats van dat het een drogreden is om jouw enthousiasme te beteugelen.

(*) ik ben de uitzondering op de regel. Ik eet boeken over methodieken en andere vakliteratuur als ontbijt ;-)

Share