Een actiemap in je mailbox? Niet doen!

Een actiemap in je inbox klinkt goed. Maar....Veel mensen hebben een map in hun mailbox die ze Actiemap noemen of iets dat daar op lijkt. Ze hebben ergens gehoord dat je mails niet in je inbox moet laten zitten maar er “actie op moet nemen”. Klinkt logisch en dat is het ook. Toch zorgt zo’n map slechts voor meer werkstress in plaats van de zo gewenste actiestand.

mapje-in-inboxLaten we eens kijken wat er gebeurt: je krijgt een nieuwe mail en besluit dat daar voor jou een actie aan vastzit. Het is te veel werk om meteen te doen, dus je gaat de actie zogezegd strategisch uitstellen. Hup, in de actiemap dus met die mail.
Werk je al een tijdje met dit systeem dan is je vast opgevallen dat de actiemap snel volloopt. Er zijn nogal veel mails die je aandacht vergen tenslotte.

mapje-in-inboxVervolgens heb je 2 uur om ongestoord aan je acties te werken. Fijn. Alleen wat ga je doen? Eerst moet je die tientallen of zelfs meer dan honderd mails in je actiemap weer bekijken om daar een besluit over te nemen. Het valt je op dat veel van die mails met elkaar te maken hebben. Het zijn replies op replies, of iemand stuurde het gesprek zelfs een andere kant op. Allemaal ballen die je in de lucht moet houden voordat je kunt bepalen wat er nou echt toe doet.

mapje-in-inboxBehalve die mails is er natuurlijk meer te doen. Je collega stak haar hoofd om de deur of je dat rapport nog even wilde doorsturen, je moet 2 klanten nog voor 17:00 uur terugbellen vanwege een spoedvraag. En daar wordt alweer op de deur geklopt (die je voor je rust tijdelijk dichtdeed), wie zou dat zijn? De ballen in je actiemap stuiterden en masse op de grond.

mapje-in-inboxEr is 1 levensgroot probleem met dit systeem: je actiemap zit vol mails, en niet vol actie! Je hebt niet de noodzakelijke vertaalslag gemaakt tussen de informatie in de mail en de actie die er uit volgt. Eigenlijk was je een beetje lui. Je hebt slechts een nieuwe inbox gecreëerd met een andere naam.

 

HET ALTERNATIEF VOOR DE ACTIEMAP

mapje-in-inboxDe oplossing? Zorg dat al je werk, acties, taken of hoe je het ook noemt op de plek staan waar ze thuishoren: in je takenlijst. Je e-mail programma heeft zo’n takenlijst, leer op z’n minst die goed te gebruiken. Of kijk hier verder waarom je misschien nog beter een aparte losse takenlijst gaat gebruiken. Zorg in ieder geval dat AL je taken op 1 plek staan en houd hooguit de mails die je voor het uitvoeren van die taken nodig hebt aan in een tijdelijk archief. Na afvinken van je taak zet je die mails direct door naar het definitieve archief. Zo houd je de boel schoon.

mapje-in-inboxKlinkt bovenstaande als iets wat jij ook wilt? Ik weet uit ervaring dat de praktijk weerbarstiger is dan dit verhaal. Je zult nog genoeg beren en leeuwen tegenkomen wanneer je met je nieuwe takenlijst aan de slag gaat. Gelukkig kan ik je daar bij helpen. Hier vind je meer over goede takenplanners ofwel TODO applicaties, ga aan de slag met mijn uitgebreide online training (raag hier je gratis korte versie van deze training) waarin ik je onder andere precies leer hoe je met een takenlijst gaat werken of volg de training “De Drukte de Baas” die ik in meerdere vormen verzorg.

mapje-in-inboxWat je ook doet: wanneer je nog geen goed systeem hebt om je werk bij te houden, is dit de oproep daar mee aan de slag te gaan. Zeg achteraf niet dat je niet wist hoe dat moest.


PROFESSIONAL OF TEAMLEIDER: heb jij -of heeft je team- het veel te druk en wil je minimaal 1 uur per persoon per dag vrijspelen?
Via de artikelen op mijn website lees je al heel veel over wat je zelf kunt doen. Wil je een stap verder dan is ondersteuning vanuit een degelijke basis belangrijk. Ik kan vanuit jarenlange ervaring als trainer/coach die basis bieden. Lees meer over mij, Arjan Zuidhof, kijk wat klanten over mij zeggen, blijf op de hoogte via de mail updates. Of kijk hoe ik jou en je team kan begeleiden.

Share

Waarom je je werk zoveel mogelijk moet automatiseren

“Luiwerk”, zegt Pieter. Wat? Els haalt de koptelefoon van haar hoofd. “Ik hoor je niet en toch zie ik je gewoon schelden op je scherm. Volle inbox zeker?” Tja, wat wil je anders met die eindeloze stroom digitale diarree die dagelijks op hen afkomt. Ben je klaar dan kun je gewoon weer overnieuw beginnen. Ze doet haar best, toch wordt ze er af en toe moedeloos van. Houd het nou nooit op?

molen De Geregtigheid te Katwijk

molen De Geregtigheid te Katwijk

Els richt zich weer op Pieter. Wat zei hij ook alweer? “Ja, elke korenmolen heeft een slimme constructie van tandwielen en assen waarmee zware zakken graan naar boven getild kunnen worden. Zo’n molenaar is ook niet gek. Die gaat echt niet steeds met zakken van 25 kilo op z’n rug steeds naar boven lopen. Vandaar dat ze al honderden jaren werken met zo’n luiwerk. Ik vind het wel een toepasselijke naam. Je weet dat ik heel veel automatiseer en ik zie mezelf wat dat betreft ook wel een beetje als lui. Waarom moeilijk doen?” Pieter lacht. “Ik stel me zo voor dat die molenaars zich vroeger een slag in de rondte werkten. Omhoog met zakken vol graag, omlaag met meel. En met meer monden die gevoed moesten worden nam de hoeveelheid meel die de samenleving nodig had toe. Dat betekende steeds harder omhoog en omlaag klimmen. Er waren vast veel molenaars met een rugprobleem. Tot er een een geniale ingeving kreeg. Een knap staaltje strategie ontwikkeling toch?”

“Hoe weet jij dat nou allemaal, joh?” Bij haar weten heeft Pieter helemaal niets met molens. Zijzelf ook niet trouwen. Worden die ouderwetse graanmalers nog gebruikt, gaat dat tegenwoordig niet helemaal machinaal? “Ja, ik was pas bij zo’n netwerkbijeenkomst waar een man met een mooi verhaal vol slimme trucs vertelde hoe je je werk veel makkelijker kunt maken. Over hoe je zoveel mogelijk kunt automatiseren. En om duidelijk te maken dat dat niet alleen om hightech lifehacks ging, gaf hij dat luiwerk als voorbeeld.”
Ah, zo dus. Grappige vergelijking als je er over nadenkt. En dat luieren, daar voelt Els ook wel wat voor. Las ze daar pasgeleden niet iets over? Ja, dat ging over een boek van de man die nog maar 4 uur per week schijnt te werken, omdat hij al zijn werk geautomatiseerd en uitbesteed heeft. Dat lijkt haar wel wat. Alleen ziet Andrea haar al aankomen. Of juist helemaal niet meer, haha.

Eerst die mail van de afgelopen dagen verwerken. Nu ze even verder mijmert bedenkt Els weer dat ze heel goed weet hoe ze dat aanpakt. Gewoon een kwestie van niet de hele dag in die inbox koekeloeren of er iets interessants binnenkomt. Ze wilde er eerst niet aan, maar drie, maximaal vier keer op een dag Outlook openen is meer dan genoeg. Wel zo rustig ook. De nieuwe mails doorkijken en direct besluiten wat je er mee aanmoet. Alles wat je heel snel voor elkaar hebt direct doen en de rest op een handige manier op de takenlijst zetten. Zo ingewikkeld is dat niet. Wel werkt het alleen als je het consequent toepast. Dat had die trainer een tijdje geleden gezegd. En ze vergat het helaas meteen weer. Consequent zo’n nieuwe gewoonte toepassen is blijkbaar lastiger dan ze eerst dacht. Het leek haar een goed idee, alleen in de waan van de dag leken zoveel andere klussen belangrijker. In ieder geval is dit een mooie aanleiding een stukje luiwerk toe te passen op de mail. Net als die molenaar met zijn meel geautomatiseerd heeft, bedenkt ze inwendig lachend.

VRAAG: Wat zijn jouw mail- en/of meel automatiseringstrucs? Deel ze hieronder!


PROFESSIONAL OF TEAMLEIDER: heb jij -of heeft je team- het veel te druk en wil je minimaal 1 uur per persoon per dag vrijspelen?
Via de artikelen op mijn website lees je al heel veel over wat je zelf kunt doen. Wil je een stap verder dan is ondersteuning vanuit een degelijke basis belangrijk. Ik kan vanuit jarenlange ervaring als trainer/coach die basis bieden. Lees meer over mij, Arjan Zuidhof, kijk wat klanten over mij zeggen, blijf op de hoogte via de mail updates. Of kijk hoe ik jou en je team kan begeleiden.

Share

[Gastblog] Drie tips om (nog) meer uit Skype te halen

Ik ben een fan van skype, ik beken het eerlijk ;-) Skype maakt mijn leven en werk als Practical Business Coach een stuk gemakkelijker. Ik blijf in contact met mijn klanten, heb werkoverleg, coach, wissel korte werkinstructies uit en stel gemakkelijk mijn vragen. Dat alles vanaf de werkplek die ik zelf kies. Ik zou het niet kunnen missen.

Wat is skype zul je je misschien afvragen. Je kunt met skype gesprekken voeren via je computer. Je installeert software op je computer die je laat bellen met de mensen die in je contactpersonenlijst staan. Je maakt dus eerst een connectie met elkaar. Met skype kun je onder andere:

  • Bellen
  • Videobellen
  • Chatten
  • Bestanden sturen
  • Meekijken op het scherm van de ander
  • Gesprekken opnemen

Skype heeft Messenger van Hotmail vervangen. Mocht je dat ooit eens gebruikt hebben (wie niet?) dan vind je veel van die dingen terug. Het grote verschil met Messenger is wel het versturen van berichten als iemand offline is. In skype ziet die ander dat bericht pas als jullie allebei gelijktijdig weer online zijn. Soms kan dat een tijdje duren dus!

Net zoals op Facebook, Twitter en Google+ kun je je status delen. Meestal laat je dat op skype wat langer staan. Het is iets gebruikelijker om reclame te maken omdat het statischer is.

Ik deel graag een aantal tips met je die ervoor zorgen dat je (nog) meer uit skype haalt!

 

Skype tip 1: Bestanden sturen

Via de chatfunctie van skype kun je gemakkelijk bestanden naar elkaar sturen. Tijdens een werkoverleg stuur je de laatste versie van het stuk waar je aan werkt. Een foto die meteen op een website kan of in de nieuwsbrief. De revisie van een logo. Een grappig filmpje kan natuurlijk ook. Afhankelijk van je internet snelheid zijn bestanden snel gedeeld.

 

Skype tip 2: Scherm delen

skype-scherm-delenTijdens het werken is het soms heel handig dat je even je scherm kunt laten zien. Omdat je er net niet uitkomt, je snel iets wilt laten zien of omdat je hulp nodig hebt bij het installeren van iets. Ik maak vaak gebruik van de optie scherm delen, ken je die al? Ik laat mensen meekijken op mijn scherm of ik kijk mee op hun scherm. Reuze gemakkelijk!

Er zijn twee dingen nodig om dit te kunnen doen:

  • Je moet met elkaar in gesprek zijn
  • Je video moet uit staan (in Windows, met een Apple kan je camera blijven lopen)

De optie vind je onder het menu bellen klik op scherm delen, vervolgens op ok en wat op jouw scherm staat is ook aan de andere kant te zien.

 

Skype tip 3: Opnames maken

evaer-logoSkype bewaart automatisch de historie wie je wanneer hebt gebeld en wat je via de chat met elkaar hebt uitgewisseld aan tekst en bestanden. Er zijn programma’s die de inhoud van je gesprek ook op kunnen nemen, dat wat je tegen elkaar zegt. Ik maak opnames van mijn gesprekken op skype, handig als ik instructies geef, iets uitleg of als je samen wilt weten hoe iets ook alweer zat.
Gebruik je een Apple dan gebeurt het automatisch. Met een Windows pc zijn er programma’s voor. Ikzelf gebruik Evaer.

 

NRC Spitsuur: Portret Judith HompeOver de auteur

Judith Hompe is als geen ander in staat te zien waar (tijds)winst te halen is met het praktisch inzetten van je marketing. Als Practical Business Coach zorgt ze dat jij je kunt richten op het doen van de dingen waar jij goed in bent!

 


PROFESSIONAL OF TEAMLEIDER: heb jij -of heeft je team- het veel te druk en wil je minimaal 1 uur per persoon per dag vrijspelen?
Via de artikelen op mijn website lees je al heel veel over wat je zelf kunt doen. Wil je een stap verder dan is ondersteuning vanuit een degelijke basis belangrijk. Ik kan vanuit jarenlange ervaring als trainer/coach die basis bieden. Lees meer over mij, Arjan Zuidhof, kijk wat klanten over mij zeggen, blijf op de hoogte via de mail updates. Of kijk hoe ik jou en je team kan begeleiden.

Share

zonder doelen kun je niet scoren

Ben je ook maar enigszins actief op sociale media dan zie je ze dagelijks langskomen: allerlei korte tips en trucs over slim omgaan met je tijd en je e-mail. Zelf lever ik zeker mijn aandeel hierin met de 1 of meer artikelen die wekelijks van mijn hand verschijnen. 

Het doel van mijn artikelen gaat verder dan dat je alleen de besproken tip zou gaan toepassen. Daar heb je op zich niets aan, je werk is complexer dan dat. Mijn ambitie is je juist te enthousiasmeren meer te gaan DENKEN over je werk, in plaats van vooral hard bezig te zijn. En dan wel met een helder plan en doel voor ogen. Zomaar een tip opvolgen zonder te weten waarom lijkt leuk maar levert je geen winst op. Morgen volg je een andere tip die je ergens anders opgepikt hebt met net een andere insteek en zo blijf je zwemmen. Dan kun je nog beter niets lezen…

Op internet zoeken naar de beste dakkapel maakt niet dat je die vervolgens zelf op je huis kunt plaatsen. Net zo maakt het opvolgen van 1 timemanagement tip je nog geen kampioen in slim werken. Zorg eerst dat je voor jezelf doelen helder waar je naartoe werkt. Kleine voor de korte termijn, grotere voor de komende paar jaar. En dan uitvogelen hoe je die doelen kunt bereiken. Liggen ze rondom het verhogen van de persoonlijke productiviteit in je werk? Dan heb je er veel aan door mijn artikelen de komende tijd bij te houden. Is die productiviteit niet een van je grootste uitdagingen, focus je dan op wat er wel toe doet.

Zonder doelen kun je nu eenmaal niet scoren.

Wanneer je weet wat je wilt (en mijn gratis 10-daagse audiocursus helpt je daarbij) helpt het om dagelijks meerdere keren kort na te denken over je werk: ‘s ochtends in plaats van direct op je volle mailbox aanvallen juist bepalen wat het meest er om vraagt nu gedaan te worden. Waarin ga jij vandaag het verschil maken in je werk?

Door kort denkwerk  OVER je werk door je werkdag heen wordt het veel makkelijker nee zeggen tegen wat je geen energie geeft, wat je niet zou moeten doen, en wat een ander beter kan (delegeer!). Werk je in een team dan leidt dat korte denkwerk al snel tot een veel beter functionerende groep mensen die daardoor ook meer plezier in hun werk krijgen.

Uiteindelijk bespaar je tijd, kun je eerder naar huis of krijgt je werk veel meer impact. Of alle drie.

Is je doel om grip op je inbox en je werk te krijgen dan heb je een plan nodig. Een plan om je inbox leeg te krijgen en te houden, een plan om je werk goed te organiseren. Ik bied je zo’n plan, bijvoorbeeld via online training. Mijn regelmatige artikelen bieden je al kijkje op hoe je dat het beste aanpakt. Steeds krijg je een andere invalshoek waardoor het plan erachter meer kan gaan leven. Volg je mij een paar jaar dan zie je in alle artikelen heel veel langskomen waar je je voordeel mee kunt doen. Echter via losse artikelen duurt het leerproces erg lang en is het ook niet mogelijk om goed mijn kennis over te dragen. Wil je persoonlijk op kortere termijn resultaten behalen dan is er meer nodig.

Wat is jouw persoonlijk WERK-PLAN? Laat het weten via een persoonlijke reactie, of deel je plan hieronder.


PROFESSIONAL OF TEAMLEIDER: heb jij -of heeft je team- het veel te druk en wil je minimaal 1 uur per persoon per dag vrijspelen?
Via de artikelen op mijn website lees je al heel veel over wat je zelf kunt doen. Wil je een stap verder dan is ondersteuning vanuit een degelijke basis belangrijk. Ik kan vanuit jarenlange ervaring als trainer/coach die basis bieden. Lees meer over mij, Arjan Zuidhof, kijk wat klanten over mij zeggen, blijf op de hoogte via de mail updates. Of kijk hoe ik jou en je team kan begeleiden.

Share

Los je te veel werk op door meer uren te maken?

“Hè mensen, we hebben een bloedspoedje. Van der Meulen gaat waarschijnlijk tekenen, maar twijfelt nog over de laatste details in het contract. Wie kan er NU naartoe om onze offerte te bespreken?” Andrea knalt de kamer binnen.”Ik heb vanmiddag vrij gepland, anders was ik graag gegaan. Helaas”, zegt Pieter. “Kom maar op, ben weliswaar druk met het jaarverslag dat morgen naar communicatie moet, maar dit is belangrijker.” Els laat zich van haar stoel glijden en pakt haar tas. Al klaar om richting auto te lopen.

—-

snel-rennend-mannetjeOnlangs voerde ik een gesprek met iemand in de verzekeringswereld. Zijn werkdruk is bizar hoog. Deadlines en snel besluiten nemen behoren tot zijn tweede natuur. Prima, dat is inherent aan het vakgebied waar grote belangen en dito sommen geld op het spel staan. De vraag kwam aan de orde of hij belang had bij een methode om al zijn werk effectiever te plannen. “Nee hoor, dat hebben wij hier niet nodig. Trouwens, dat gaat ook helemaal niet in deze sector. Onze klanten willen snel bediend worden. Een planning maken? Ha, daar kom ik echt niet aan toe. Alles wat belangrijk is pak ik direct op”.

Deels heeft hij een punt: sommige zaken zijn zo belangrijk dat verder uitstel gewoon niet kan. Je zou wel gek zijn om een contract van 200.000 euro in de waagschaal te stellen omdat in je agenda staat dat je vanmiddag aan het bijhouden van je actiesysteem toe bent. Of omdat je het evaluatiegesprek met je manager van morgen gaat voorbereiden. Die stel je vanzelfsprekend meteen uit: die handtekening onderaan de pagina, daar wordt ook je manager blij van.

En zo wordt deze contract manager keihard geregeerd door klanten, deadlines en belangen. Hij lijkt goed te prioriteren op belangrijkheid, staat zich daar ook op voor. De vraag is: klopt het door hem geschetste beeld?

Vraag jezelf eens af of je af en toe een paar tandjes bijzet wanneer dat nodig is, of dat je dat stiekem altijd aan het doen bent. Daar zit volgens mij de clou: ben je gewoon goed bezig en hoort doorhalen daar bij? Zijn er af en toe deadlines en onverwachte kansen waar je gewoon moet inspringen. Of is het langzamerhand een gemoedstoestand geworden die er bij hoort, en die ten koste gaat van je gemoedsrust. Zijn die telefoontjes naar huis dat je – alweer – wat later komt gewoon geworden? ‘s Avonds om elf uur nog met je neus in de mail? Opnieuw een werkweek zonder maaltijden in gezinsverband? Bang dat je bezig bent de man (m/v) die het vlees snijdt te worden? In dat geval is er werk aan de winkel, en dan bedoel ik niet harder doorwerken.

‘s Avonds op weg naar huis is Els erg tevreden: het kostte nog een paar uur doorpraten met de directeur en het MT, maar het contract is rond. “Natuurlijk, laat dat maar aan mij over” denkt ze, tevreden met zichzelf. Al beseft ze nu dat de uitdraaien die ze voor het jaarverslag nodig heeft nog op kantoor liggen. Shit, dat wordt morgen tòch naar kantoor in plaats van een dag thuiswerken.


PROFESSIONAL OF TEAMLEIDER: heb jij -of heeft je team- het veel te druk en wil je minimaal 1 uur per persoon per dag vrijspelen?
Via de artikelen op mijn website lees je al heel veel over wat je zelf kunt doen. Wil je een stap verder dan is ondersteuning vanuit een degelijke basis belangrijk. Ik kan vanuit jarenlange ervaring als trainer/coach die basis bieden. Lees meer over mij, Arjan Zuidhof, kijk wat klanten over mij zeggen, blijf op de hoogte via de mail updates. Of kijk hoe ik jou en je team kan begeleiden.

Share