Waarom ook een telecom provider Grip op de Inbox nodig heeft

Vanuit de e-mail loopgraven: goed lezen blijft een vak maar is wel letterlijk goud geld waard!

Afgelopen week ging mijn telefoon: anoniem. Die laat ik altijd gaan – of ik mag zien wie je bent, of je spreekt een boodschap in. Iets te veel slechte ervaringen met ronkende telemarketeers. Meteen daarna komt er een mail (“ik kon u niet bereiken, dus…”). Afgezien van die opdringerige aanhef is het idee prima: telefonisch (“of mail, dat kan ook”) biedt de accountmanager van mijn telefoon provider (beide naamloos om de niet zo onschuldigen te beschermen) aan om verlenging van mijn binnenkort aflopend abonnement te bespreken. Ik reageer via de mail, dat communiceert voor mij het meest prettig. Heb nog twee vragen over het abonnement, en welke telefoons voldoen er aan mijn voorwaarden? Handig zo want dat scheelt me weer zoekwerk op de site. Met de bedoeling akkoord op de verlenging te geven na bevredigend antwoord verstuur ik mijn bericht. Kat in het bakkie voor de accountmanager zou je zeggen.

blijf-kalm-doe-nietsDag erna (zaterdag!): direct achter elkaar twee keer gebeld: anoniem. Het zal toch niet. En ja hoor: direct na deze belletjes volgt weer een mail. Blijkbaar een accountmanager die nog wat Grip op de Inbox ontbeert. In de mail een voorstel voor 1 telefoon, een prijsopgave en de vraag of ik akkoord ga. Geen antwoord op mijn vragen. Huh? Binnen 10 minuten op de site van de provider vind ik zo al meerdere modellen die in mijn geval zouden passen, en die vragen zou ik met verder rondlezen op de site ook vast zelf wel kunnen vinden.

Zo slaagt de accountmanager er dus in:

  • het communicatiemiddel van mijn voorkeur te negeren
  • niet de moeite te nemen mij een overzicht van mogelijke telefoons te geven – ondanks dat ik die zelf ook zo kan opzoeken
  • mijn eenvoudige vragen niet te beantwoorden
  • in het weekend te bellen (en later waarschijnlijk nog verschillende malen, al weet ik dat natuurlijk niet zeker…)

Zoveel onnauwkeurigheid, ik vind het knap. En besluit de mail onbeantwoord te laten.

stoppen-met-mailHet is niet mijn bedoeling hier een overijverige werknemer of telefoonmaatschappij af te branden. Wel laat het zien wat aan de kant van de ontvanger gebeurt als jij of ik onze mails niet goed lezen – dus niet eens hoeven te hopen op een kans die goed te beantwoorden. E-mail is een van de vele communicatiemiddelen; een prima middel wanneer je dat goed gebruikt. Ook een middel dat over de heg gooien erg gemakkelijk maakt. Even een mailtje sturen is zo gebeurd, maar snapt die ander wat je bedoelt?

Vraag: hoe staat het met jouw mail-leeswerk?
Lees de laatste 10 mails die je beantwoordde nog eens door

Ik weet al wat ik ga doen: binnenkort zoals altijd gewoon naar de shop om mijn vragen wèl beantwoord te krijgen, en vervolgens te verlengen. En dan binnen 20 minuten weer buiten met een nieuwe telefoon.


PROFESSIONAL OF TEAMLEIDER: heb jij -of heeft je team- het veel te druk en wil je minimaal 1 uur per persoon per dag vrijspelen?
Via de artikelen op mijn website lees je al heel veel over wat je zelf kunt doen. Wil je een stap verder dan is ondersteuning vanuit een degelijke basis belangrijk. Ik kan vanuit jarenlange ervaring als trainer/coach die basis bieden. Lees meer over mij, Arjan Zuidhof, kijk wat klanten over mij zeggen, blijf op de hoogte via de mail updates. Of kijk hoe ik jou en je team kan begeleiden.

Share

Hoe houd jij je TODO-lijst topfit?

Hoe zorg jij ervoor dat je TODO-lijst, dat reusachtige overzicht met alles wat je ooit nog eens moet doen, in goede conditie blijft? Ben je zoals veel van mijn klanten voordat we aan de slag gaan, dan wil het nog wel eens aan overzicht ontbreken.

Mannetje wandelt over takenlijstSnel even iets op een geeltje noteren in plaats van je TODO-lijst; denken “o dat onthoud ik wel”; ja zeggen (maar snel door met je mail) op de vraag of je dadelijk even bij je collega kunt langskomen; ‘s nachts wakker schrikken omdat je afgelopen werkdag compleet vergat de hand-outs voor de training morgenochtend te printen. Hoe gemakkelijk is het niet om een toezegging er tussendoor te laten glippen, een klein edoch belangrijk detail over het hoofd te zien. Herkenbaar? Je bent zeker niet de enige: ook mij overkwamen zulke fails me tot enige tijd terug regelmatig. We zitten dus met velen in hetzelfde schuitje.

 

WAAR LIGT HET AAN?

Meestal ligt de basis van deze uitdaging in de volgende twee issues:

  1. je doet je best en probeert verwoed alles houtje-touwtje te onthouden (die geeltjes, je brein) – helaas. Noem het gebrek aan een goede methodiek
  2. een degelijke en betrouwbare tool om je hele TODO-lijst alles in kwijt te kunnen

1 is lastig, want hoe zorg je nou dat je een betrouwbare methodiek gaat gebruiken? Dat vergt dikke boeken lezen waar je geen tijd voor hebt. Dus je laat het gaan. 2 is makkelijker: digitale hulpmiddelen en TODO-lijstjes liggen voor het oprapen. Je vrienden bevelen wekelijks nieuwe aan. Je probeert er één uit – en merkt dat het niet werkt voor jou.

 

EEN TOOL OP ZICH IS NIET VOLDOENDE

methode-abc-lost-alles-opBalen, want die tool zag er zo veelbelovend uit. De waarheid is dat je zowel op punt 1 als punt 2 jezelf zult moeten overtreffen. En dat is ontzettend lastig, want je hebt genoeg te doen. Toch is het best te doen. Je kunt die boeken gaan lezen. Je kunt in de paar honderd(!) artikelen op mijn website grasduinen. Maar wees eerlijk: dat heb je allemaal al geprobeerd. Je hebt het boek – het staat alleen al 2 jaar ongelezen in de kast. Je kunt wel een zetje gebruiken. Niet zelf het wiel uitvinden en alles uitproberen, wel gebruik maken van de kennis van iemand die zelf eerst was zoals jij en door stug volhouden een manier van werken heeft ontwikkeld die ook voor jou werkt. Niet een nieuwe tool, laat staan een nieuwe methodiek. Geen standaard trainingen, wel common sense en weten waarom iets voor jou wel en voor een ander niet gaat werken. Helaas, je TODO lijst gaat zich niet als vanzelf organiseren; daar is wat meer voor nodig, onder andere jouw inspanning.

Stop dus met ploeteren en laat je helpen, ontzorgen. Je bent van harte welkom eens te sparren hoe we kunnen samenwerken – meer productiviteit voor jou en je team!


PROFESSIONAL OF TEAMLEIDER: heb jij -of heeft je team- het veel te druk en wil je minimaal 1 uur per persoon per dag vrijspelen?
Via de artikelen op mijn website lees je al heel veel over wat je zelf kunt doen. Wil je een stap verder dan is ondersteuning vanuit een degelijke basis belangrijk. Ik kan vanuit jarenlange ervaring als trainer/coach die basis bieden. Lees meer over mij, Arjan Zuidhof, kijk wat klanten over mij zeggen, blijf op de hoogte via de mail updates. Of kijk hoe ik jou en je team kan begeleiden.

Share

Complexe werksituatie? Waarom je net iets meer nodig hebt…

complexiteit-knooppuntVeel professionals, managers en ondernemers hebben een zo complexe functie dat er meer nodig is dan simpel timemanagement. Een eenvoudige lijst als opsomming van alles wat je nog te doen staat is absoluut niet toereikend. Een standaard timemanagement aanpak ook niet. Herken je de volgende situaties:

  • je probeert voortdurend de nieuwste tools die productiviteitswinst beloven; om ze dan binnen een week gefrustreerd weer te verwijderen
  • je hebt je in de loop van de jaren verdiept in allerlei methodieken die ofwel zo ingewikkeld zijn dat je er hele boeken voor moet lezen voordat ze werken; of zo simpel en simplistisch dat jouw oude vertrouwde TODO-blok nog beter werkt?
  • je beseft nu dat er nog ongelezen timemanagement boeken in je boekenkast staan (tja, geen tijd…)

Wat er aan de hand kan zijn is dat jouw werksituatie zo complex is dat er een stap meer nodig is. Zomaar een tool in gebruik nemen levert niets extra’s op. Sterker, dit kan zich tegen je keren omdat het een vals gevoel geeft dat je het goed geregeld hebt. Een heel boek doorworstelen ..waar moet je in vredesnaam de tijd vandaan halen? En het advies “beslis of je het nu doet of later” dat je vaak ziet, is dan ook wat al te simplistisch.

Ik heb in de afgelopen jaren ervaren hoe juist ingewikkelde werksituaties ontzettend gebaat kunnen zijn bij een goed digitaal hulpmiddel – mits naar je eigen wensen en behoeften aangepast. Maar als je zomaar ergens begint, wanneer je steeds weer met nieuwe goedbedoelde tips aan de slag gaat, is de kans groot dat je snel vastloopt.

Essentieel is het om eerst te weten te komen waar in jouw geval precies de schoen wringt. Iedereen zit anders in elkaar, elke baan en elk bedrijf ook. Daarom kan het lastig zijn een manier te vinden die 100% werkt voor jou, voor jullie. Een manier waar je blindelings op kunt vertrouwen. Er is geen silver bullet zoals de Amerikanen zo mooi zeggen. De gemakkelijke en oplossing die als ware het magie je probleem direct oplost. Toch is dat best te doen, productiever werken, je moet alleen goed weten hoe je dat in jouw situatie aanpakt. Wat wel werkt en wat niet.

Een aanzet: bedenk of het systeem dat je nu gebruikt om je werk bij te houden werkt. Nee? Vraag je dan af waaròm niet. Dat is belangrijk voor de volgende stap.

 

COMPLEXITEIT ONTRAFELD

Is je werk namelijk behoorlijk complex en heb je tegelijk nooit echt gezocht naar een goed (digitaal) productiviteitssysteem, dan is het zaak daar toch eens tijd voor vrij te maken. Vuistregel: ga NIET aan de slag met de laatste gehypte tool; laat dat liever aan de nerds en lifehackers over. Beter neem je je toevlucht tot iets dat zich door de tijd heen bewezen heeft. Deze productiviteitstool gebruik ik zelf bijvoorbeeld al jaren.
Zoek je juist al jaren naar een goed systeem en probeer je steeds een nieuwe productiviteits app uit? Stop met zoeken, want alleen dat al kost je zeeën van tijd.
Werk je met de takenlijst in je e-mail systeem, bijvoorbeeld die in Outlook? Alhoewel niet het beste systeem zou dat in jouw situatie best eens voldoende kunnen zijn (80/20 rules!). Zorg wel dat je het systeem slim inricht, want out-of-the-box is het meestal niet best.

Kun je wel een zetje gebruiken? Ik help je hier graag bij. Mail mij daarom vandaag nog waar je het meest tegen aanloopt. Ja, de grip op mijn e-mail inbox is uitstekend – dank je ;-) – dus ik zal je snel van een antwoord voorzien.


PROFESSIONAL OF TEAMLEIDER: heb jij -of heeft je team- het veel te druk en wil je minimaal 1 uur per persoon per dag vrijspelen?
Via de artikelen op mijn website lees je al heel veel over wat je zelf kunt doen. Wil je een stap verder dan is ondersteuning vanuit een degelijke basis belangrijk. Ik kan vanuit jarenlange ervaring als trainer/coach die basis bieden. Lees meer over mij, Arjan Zuidhof, kijk wat klanten over mij zeggen, blijf op de hoogte via de mail updates. Of kijk hoe ik jou en je team kan begeleiden.

Share

Wachtwoord dilemma

wachtwoord-invullenWaarom, daar ben ik ook aan het eind van de treinreis niet precies achter, maar Heleen heeft duidelijk stress. “Nee, de PDF die eindigt op B dat is versie B. Daar staat het zéker niet in“, instrueert ze haar collega aan het andere eind van de lijn. “Wat een stress “, zegt ze na enige tijd tegen haar collega, wanneer die in vertwijfeling Heleens computer dan maar opstart. Ze zal toch niet, denk ik nog…. En ja hoor: “Gebruikersnaam is […] en even later “met één hoofdletter” en zo gaat letter voor letter het wachtwoord door de coupé. Nu nog uitvinden waar Heleen werkt en je bent binnen, zou je met minder goede motieven zomaar kunnen denken. Het wachtwoord voldoet overigens wel aan minimaal die gouden standaard hoofdletter-speciaal karakter-cijfer. Dat dan weer wel.

Intussen zoekt de collega zich scheel naar PDF en Word versies. Het dringend gewenste document wordt ondanks de treinvertraging van vijf minuten niet gevonden. Printen dan maar die oude versie en van geschreven aantekeningen voorzien. Waarvoor, dat weet ik nog steeds niet. Wel kijkt de jongen naast me mij meewarig aan wanneer onze blikken elkaar kruisen. Volgens mij hebben we dezelfde gedachte.

Grip op je informatiestromen heb je pas wanneer je minimaal je wachtwoord niet luidkeels door de trein hoeft te roepen.

Herkenbaar? Roep je zelf je wachtwoord wel eens over de werkvloer? Vraag je dan eens af hoe het zit met de grip op JOUW informatiestromen. Is er iets toe aan verbetering?

Hieronder is je reactie van harte welkom! Kom je zelf niet uit dat verbeteren neem dan contact met mij op. Ik voorzie je van een eerste tip, en wie weet ben jij binnenkort weer helemaal in control.


PROFESSIONAL OF TEAMLEIDER: heb jij -of heeft je team- het veel te druk en wil je minimaal 1 uur per persoon per dag vrijspelen?
Via de artikelen op mijn website lees je al heel veel over wat je zelf kunt doen. Wil je een stap verder dan is ondersteuning vanuit een degelijke basis belangrijk. Ik kan vanuit jarenlange ervaring als trainer/coach die basis bieden. Lees meer over mij, Arjan Zuidhof, kijk wat klanten over mij zeggen, blijf op de hoogte via de mail updates. Of kijk hoe ik jou en je team kan begeleiden.

Share

Kijk niet terug, kijk niet vooruit. Het gaat om het nu!

Als er één ding is dat ik pas wat later geleerd heb dan is het wel de kunst van het grijpen van het moment. In gedachten was ik (en nog steeds) alsmaar bezig met alles wat er gebeurd is. Lang geleden, gisteren, de woordenwisseling van zojuist. Allemaal verleden tijd. Analyseren tot je er gek van wordt: waarom zei hij dat nou tegen mij? Wat als er gereorganiseerd gaat worden (bij een vroegere werkgever). Ai, de reorganisatie is een feit, er moeten 17 mensen uit; ik ook? En veel later: Zal ik nou wel of niet mijn baan opzeggen en gaan voor het zelfstandig ondernemerschap (check, done)? Enzovoort.

 

terugkijken-vooruitkijken-de-kracht-van-het-nu

Kijk je vooral vooruit, achteruit of ..naar vandaag?

 

Je kunt urenlang malen over een baanloze toekomst en dat je met je gezin onder de brug komt te wonen. Tegelijk weet je dat al dat tobben totaal zinloos is. En intussen dient zich de volgende gedachte al weer aan. Het volgende probleem waar je je hersens over moet laten kraken. Zeker wanneer je van nature veel in je hoofd zit, kan het lastig zijn die gedachten tot rust te brengen.

Jezelf verwijten maken over die geëscaleerde ruzie van zojuist – was dat gestrekte been echt nodig? Nee zeggen tegen dat geweldige aanbod vorig jaar – en kijk wat voor rotbaas je nu hebt. Had ik destijds niet zo lomp gereageerd, had ik nu niet alleen op een flatje 1 hoog achter gezeten.

Toekomst en verleden kunnen je behoorlijk in de weg zitten.

Ik geniet ontzettend van vooral non-fictie boeken (en een Nesbö of Nicci French op z’n tijd). Boeken over hoe je jezelf en je tijdsbesteding kunt verbeteren. Een belangrijk inzicht dat tijdens al dat lezen steeds meer bleef hangen – en o wat heb ik daarvoor een zweverige boeken doorgeworsteld, veel zweveriger dan bij mij past – was dat het gaat om het nu, om de keuzes die je vandaag kunt maken. En elke dag weer. Dat is de kracht van het Nu. Gisteren was een baaldag, het gesprek met die mogelijke klant totaal verprutst. Die vraag om gratis een workshop te verzorgen misschien niet zo handig aangepakt. productiviteitsreus-nee-zeggenGeen punt! Vandaag ligt open en wacht op jouw keuze. Ook al staan er een lange vergadering en 2 belafspraken op het programma, de rest van de tijd zul je naar eigen inzicht invullen. En vooral wat je niet doet is essentieel- de echte productiviteitsreus is degene die gemakkelijk en toch weldoordacht ‘nee’ zegt. Toch alles proberen te doen is een garantie op blijven aanmodderen, frustratie en werk- en andere stress.

Niets moet – niemand vertelt je dat je nachtenlang te malen over die reorganisatie, hoe begrijpelijk ook. Ondertussen heb je er zelf geen enkele invloed op, en al je gemaal draagt al helemaal geen oplossingen aan. Wacht liever rustig af tot de feiten op tafel liggen en trek dan weloverwogen je plan. Lig je eruit, maak er het beste van. En zeg niet dat ik jouw situatie niet ken. Nee, ik ben inderdaad nooit ontslagen. Wel heb ik in het reorganisatie-schuitje gezeten en heb ik mijn deel meegemaakt van minder leuke situaties. Laten we het over jou hebben, niet over mij. Ik weet heus wel dat je tijdens een ontslagronde een bijzonder pijnlijk proces doormaakt waarin er veel vervelende dingen op je afkomen. Alleen, het hoeft je niet te verlammen. Je wordt niet op straat gezet, het is niet het eind van de wereld. Neem een periode van bezinning. Overweeg je mogelijkheden en voel wat die met je doen. Maak dan je keuzes.

Keuzes maken kan heel erg lastig zijn. Zeker wanneer de gevolgen groot en onoverzichtelijk lijken. Toch zegt het cliché dat geen keuze maken ook een keus is. En dat is waar: ga je jaren door in een saaie baan, of kijk je langzaam om je heen? Blijf je elke dag drie uur besteden aan het managen van je inbox, of ga je daar iets aan doen? Voor mijzelf was één van de meest lastige keuzes ruim 4 jaar geleden het opzeggen van mijn baan om te kiezen voor een onzeker bestaan als zelfstandig trainer-coach. Lang over gedubt, wel besloten, nooit spijt gehad. Afgezien van de vrijheid die zo’n bestaan geeft, heb ik veel meer geleerd dan de jaren daarvoor, ook over mijzelf als mens.
Af en toe moet je gewoon de stoute schoenen aantrekken en enigszins onderbouwd in het diepe springen. Anders gebeurt er zeker niets.

O ja, ook geleerd: ondanks wat guru’s je vaak beloven is er geen magische truuk om je gedachten te stoppen. Echt niet. Rust in je hoofd vergt hard werken. Vraag me gerust hoe als je daar meer over wilt weten. Dat is een onderwerp op zich, voor nu houden we het even hier bij.

Waartegen zeg jij vandaag nee?


PROFESSIONAL OF TEAMLEIDER: heb jij -of heeft je team- het veel te druk en wil je minimaal 1 uur per persoon per dag vrijspelen?
Via de artikelen op mijn website lees je al heel veel over wat je zelf kunt doen. Wil je een stap verder dan is ondersteuning vanuit een degelijke basis belangrijk. Ik kan vanuit jarenlange ervaring als trainer/coach die basis bieden. Lees meer over mij, Arjan Zuidhof, kijk wat klanten over mij zeggen, blijf op de hoogte via de mail updates. Of kijk hoe ik jou en je team kan begeleiden.

Share