Waarom e-mail tijdens je vakantie ongelezen weggooien de plank volledig misslaat

Trend in kader van e-mail overload: bedrijven die tijdens de vakantie alle e-mail weggooien. Ongelezen. Medewerkers moeten tenslotte niet met stress uit hun vakantie terugkomen.  Nu is het Daimler maar er zijn steeds meer bedrijven of individuele werknemers die zwichten voor de verleiding. Het lijkt ook zo handig: jij bent afwezig dus kunt niets met het bericht. Goed idee?

          

Slecht idee. Je ziet totaal over het hoofd hoe je het probleem vooral bij de ander legt. Je geeft als het ware aan hoe weinig je zit te wachten op andermans bericht. ” Ik ben vakantie aan het vieren, dus stuur je bericht maar lekker opnieuw als ik terug ben. Of liever nog helemaal niet “.

Daarnaast pak je zo alleen het symptoom aan, niet het daadwerkelijke probleem! Krijg je te veel e-mail? Leer in plaats daarvan goed om te gaan met e-mail, zorg voor grip op je inbox. Wanneer je dat via onderstaande stappen doet ben je al een heel eind op weg in de richting van een overzichtelijke inbox die niet te veel tijd kost en dus minder stress oplevert:

  • [1] gebruik de juiste communicatiemiddelen. Soms is een ander middel slimmer dan e-mail. Doe dat via onderstaande flowchart.
  • [2] pas de 10 (hier 5 en hier nog eens 5) tips voor minder mail toe.
  • [3] werk vanuit het principe Inbox Zero: iedere dag je inbox – dus de nieuwe berichten – verwerken. Hoeveel mail je ook ontvangt, met de juiste aanpak kan dat prima

Tenslotte blijkt ook uit onderzoek dat zakelijke e-mail nog jaren toeneemt in plaats van afneemt. Des te meer reden goed met e-mail te leren omgaan.

Alles begint er mee e-mail te gebruiken waar het voor bedoeld is: korte berichten met 1 onderwerp gericht aan meestal 1 persoon.

Liever minder mail? Zo vind je een geschikt alternatief

 

Grip op je inbox krijgen is best te doen, alleen niet door de berichten zomaar weg te gooien. Het gaat dus niet vanzelf, er is werk aan de winkel voor organisaties én hun medewerkers: hoe kun je verwachten goed om te gaan met de tegenwoordige informatiestromen wanneer je dat nooit goed geleerd hebt?

Om in auto termen te blijven: je gooit ook niet de snelwegen dicht als er weer eens teveel files staan. Toch?


PROFESSIONAL OF TEAMLEIDER: heb jij -of heeft je team- het veel te druk en wil je minimaal 1 uur per persoon per dag vrijspelen?
Via de artikelen op mijn website lees je al heel veel over wat je zelf kunt doen. Wil je een stap verder dan is ondersteuning vanuit een degelijke basis belangrijk. Ik kan vanuit jarenlange ervaring als trainer/coach die basis bieden. Lees meer over mij, Arjan Zuidhof, kijk wat klanten over mij zeggen, blijf op de hoogte via de mail updates. Of kijk hoe ik jou en je team kan begeleiden.

 

Share

Met baby stapjes meer grip op je werk

Neem je iedere werkdag weer voor heel veel te doen? En ben je aan het eind van de dag steevast teleurgesteld in je productiviteit en die nog altijd te volle inbox? De kans is groot dat je te optimistisch bent wat betreft je output. Denkt dat je dat ene project wel even kunt afronden, terwijl daar achteraf veel meer bij kwam kijken dan je voorzag. En dat telefoontje naar je nieuwe klant duurde een intensief uur in plaats van de in je planning opgenomen 5 minuten. Ook multitasken gaat je hierbij niet helpen. Grip op je werk is ver te zoeken…

Ik herken dat als optimistisch planner voor de volle 100%. Meestal doe ik al snel twee keer zo lang over de meeste taken, soms nog langer. Het best is om niet te veel verwachtingen te hebben en uit te gaan van in mijn geval 4 productieve uren per dag. Als die ook echt behaald worden kan ik meer dan tevreden terugkijken op een goede werkdag.

Belangrijker nog dan het adagium niet teveel hooi op je vork te nemen is alles niet te groot te maken: baby stapjes werken beter. Hoe vaak probeer je niet een complexe taak in één keer helemaal af te ronden? Ik wel tenminste…

Voor mij is “training voorbereiden” zo eentje. De meeste trainingen die ik verzorg bestaan voor een groot deel uit een vaste basis. Maar iedere keer komt er wel iets bij wat dit geval speciaal maakt. Dat vergt denkwerk, overleg met de klant, bijstellen van een eerder idee, een trainings tijdlijn op de kop gooien. En dan even op een maandagochtend “training voorbereiden”. Dat werkt dus niet.

Veel slimmer is om het project in stukken te hakken. Ga er vanuit dat je bezinktijd nodig hebt, denkwerk moet verrichten, zaken achteraf moet aanpassen. Wat dan ook van enige complexiteit in één keer neerzetten werkt niet. En dat is ook niet erg, zolang je je dit tenminste realiseert.

Breek je projecthuis dus op in kleine bouwstenen, en rond die steeds in het geheel af. Op zo’n manier hou je de vaart er in, is er steeds weer progressie. Uiteindelijk heb je een beter gevoel tijdens het werk, en krijg je waarschijnlijk veel meer gedaan.

Ingewikkeld? Nee, dit kon je zelf inderdaad ook allemaal bedenken. De kunst is om het nu te gaan doen. Massa’s mensen hebben goede ideeën en praten daar vooral over. Zorg jij dat je er mee aan de slag gaat, want je weet dat het om de uitvoering gaat. De beste stuurlui enz.
Succes!


PROFESSIONAL OF TEAMLEIDER: heb jij -of heeft je team- het veel te druk en wil je minimaal 1 uur per persoon per dag vrijspelen?
Via de artikelen op mijn website lees je al heel veel over wat je zelf kunt doen. Wil je een stap verder dan is ondersteuning vanuit een degelijke basis belangrijk. Ik kan vanuit jarenlange ervaring als trainer/coach die basis bieden. Lees meer over mij, Arjan Zuidhof, kijk wat klanten over mij zeggen, blijf op de hoogte via de mail updates. Of kijk hoe ik jou en je team kan begeleiden.

 

Share

Een actiemap in je mailbox? Niet doen!

Een actiemap in je inbox klinkt goed. Maar....Veel mensen hebben een map in hun mailbox die ze Actiemap noemen of iets dat daar op lijkt. Ze hebben ergens gehoord dat je mails niet in je inbox moet laten zitten maar er “actie op moet nemen”. Klinkt logisch en dat is het ook. Toch zorgt zo’n map slechts voor meer werkstress in plaats van de zo gewenste actiestand.

mapje-in-inboxLaten we eens kijken wat er gebeurt: je krijgt een nieuwe mail en besluit dat daar voor jou een actie aan vastzit. Het is te veel werk om meteen te doen, dus je gaat de actie zogezegd strategisch uitstellen. Hup, in de actiemap dus met die mail.
Werk je al een tijdje met dit systeem dan is je vast opgevallen dat de actiemap snel volloopt. Er zijn nogal veel mails die je aandacht vergen tenslotte.

mapje-in-inboxVervolgens heb je 2 uur om ongestoord aan je acties te werken. Fijn. Alleen wat ga je doen? Eerst moet je die tientallen of zelfs meer dan honderd mails in je actiemap weer bekijken om daar een besluit over te nemen. Het valt je op dat veel van die mails met elkaar te maken hebben. Het zijn replies op replies, of iemand stuurde het gesprek zelfs een andere kant op. Allemaal ballen die je in de lucht moet houden voordat je kunt bepalen wat er nou echt toe doet.

mapje-in-inboxBehalve die mails is er natuurlijk meer te doen. Je collega stak haar hoofd om de deur of je dat rapport nog even wilde doorsturen, je moet 2 klanten nog voor 17:00 uur terugbellen vanwege een spoedvraag. En daar wordt alweer op de deur geklopt (die je voor je rust tijdelijk dichtdeed), wie zou dat zijn? De ballen in je actiemap stuiterden en masse op de grond.

mapje-in-inboxEr is 1 levensgroot probleem met dit systeem: je actiemap zit vol mails, en niet vol actie! Je hebt niet de noodzakelijke vertaalslag gemaakt tussen de informatie in de mail en de actie die er uit volgt. Eigenlijk was je een beetje lui. Je hebt slechts een nieuwe inbox gecreëerd met een andere naam.

 

HET ALTERNATIEF VOOR DE ACTIEMAP

mapje-in-inboxDe oplossing? Zorg dat al je werk, acties, taken of hoe je het ook noemt op de plek staan waar ze thuishoren: in je takenlijst. Je e-mail programma heeft zo’n takenlijst, leer op z’n minst die goed te gebruiken. Of kijk hier verder waarom je misschien nog beter een aparte losse takenlijst gaat gebruiken. Zorg in ieder geval dat AL je taken op 1 plek staan en houd hooguit de mails die je voor het uitvoeren van die taken nodig hebt aan in een tijdelijk archief. Na afvinken van je taak zet je die mails direct door naar het definitieve archief. Zo houd je de boel schoon.

mapje-in-inboxKlinkt bovenstaande als iets wat jij ook wilt? Ik weet uit ervaring dat de praktijk weerbarstiger is dan dit verhaal. Je zult nog genoeg beren en leeuwen tegenkomen wanneer je met je nieuwe takenlijst aan de slag gaat. Gelukkig kan ik je daar bij helpen. Hier vind je meer over goede takenplanners ofwel TODO applicaties, ga aan de slag met mijn uitgebreide online training (raag hier je gratis korte versie van deze training) waarin ik je onder andere precies leer hoe je met een takenlijst gaat werken of volg de training “De Drukte de Baas” die ik in meerdere vormen verzorg.

mapje-in-inboxWat je ook doet: wanneer je nog geen goed systeem hebt om je werk bij te houden, is dit de oproep daar mee aan de slag te gaan. Zeg achteraf niet dat je niet wist hoe dat moest.


PROFESSIONAL OF TEAMLEIDER: heb jij -of heeft je team- het veel te druk en wil je minimaal 1 uur per persoon per dag vrijspelen?
Via de artikelen op mijn website lees je al heel veel over wat je zelf kunt doen. Wil je een stap verder dan is ondersteuning vanuit een degelijke basis belangrijk. Ik kan vanuit jarenlange ervaring als trainer/coach die basis bieden. Lees meer over mij, Arjan Zuidhof, kijk wat klanten over mij zeggen, blijf op de hoogte via de mail updates. Of kijk hoe ik jou en je team kan begeleiden.

Share

Waarom je je werk zoveel mogelijk moet automatiseren

“Luiwerk”, zegt Pieter. Wat? Els haalt de koptelefoon van haar hoofd. “Ik hoor je niet en toch zie ik je gewoon schelden op je scherm. Volle inbox zeker?” Tja, wat wil je anders met die eindeloze stroom digitale diarree die dagelijks op hen afkomt. Ben je klaar dan kun je gewoon weer overnieuw beginnen. Ze doet haar best, toch wordt ze er af en toe moedeloos van. Houd het nou nooit op?

molen De Geregtigheid te Katwijk

molen De Geregtigheid te Katwijk

Els richt zich weer op Pieter. Wat zei hij ook alweer? “Ja, elke korenmolen heeft een slimme constructie van tandwielen en assen waarmee zware zakken graan naar boven getild kunnen worden. Zo’n molenaar is ook niet gek. Die gaat echt niet steeds met zakken van 25 kilo op z’n rug steeds naar boven lopen. Vandaar dat ze al honderden jaren werken met zo’n luiwerk. Ik vind het wel een toepasselijke naam. Je weet dat ik heel veel automatiseer en ik zie mezelf wat dat betreft ook wel een beetje als lui. Waarom moeilijk doen?” Pieter lacht. “Ik stel me zo voor dat die molenaars zich vroeger een slag in de rondte werkten. Omhoog met zakken vol graag, omlaag met meel. En met meer monden die gevoed moesten worden nam de hoeveelheid meel die de samenleving nodig had toe. Dat betekende steeds harder omhoog en omlaag klimmen. Er waren vast veel molenaars met een rugprobleem. Tot er een een geniale ingeving kreeg. Een knap staaltje strategie ontwikkeling toch?”

“Hoe weet jij dat nou allemaal, joh?” Bij haar weten heeft Pieter helemaal niets met molens. Zijzelf ook niet trouwen. Worden die ouderwetse graanmalers nog gebruikt, gaat dat tegenwoordig niet helemaal machinaal? “Ja, ik was pas bij zo’n netwerkbijeenkomst waar een man met een mooi verhaal vol slimme trucs vertelde hoe je je werk veel makkelijker kunt maken. Over hoe je zoveel mogelijk kunt automatiseren. En om duidelijk te maken dat dat niet alleen om hightech lifehacks ging, gaf hij dat luiwerk als voorbeeld.”
Ah, zo dus. Grappige vergelijking als je er over nadenkt. En dat luieren, daar voelt Els ook wel wat voor. Las ze daar pasgeleden niet iets over? Ja, dat ging over een boek van de man die nog maar 4 uur per week schijnt te werken, omdat hij al zijn werk geautomatiseerd en uitbesteed heeft. Dat lijkt haar wel wat. Alleen ziet Andrea haar al aankomen. Of juist helemaal niet meer, haha.

Eerst die mail van de afgelopen dagen verwerken. Nu ze even verder mijmert bedenkt Els weer dat ze heel goed weet hoe ze dat aanpakt. Gewoon een kwestie van niet de hele dag in die inbox koekeloeren of er iets interessants binnenkomt. Ze wilde er eerst niet aan, maar drie, maximaal vier keer op een dag Outlook openen is meer dan genoeg. Wel zo rustig ook. De nieuwe mails doorkijken en direct besluiten wat je er mee aanmoet. Alles wat je heel snel voor elkaar hebt direct doen en de rest op een handige manier op de takenlijst zetten. Zo ingewikkeld is dat niet. Wel werkt het alleen als je het consequent toepast. Dat had die trainer een tijdje geleden gezegd. En ze vergat het helaas meteen weer. Consequent zo’n nieuwe gewoonte toepassen is blijkbaar lastiger dan ze eerst dacht. Het leek haar een goed idee, alleen in de waan van de dag leken zoveel andere klussen belangrijker. In ieder geval is dit een mooie aanleiding een stukje luiwerk toe te passen op de mail. Net als die molenaar met zijn meel geautomatiseerd heeft, bedenkt ze inwendig lachend.

VRAAG: Wat zijn jouw mail- en/of meel automatiseringstrucs? Deel ze hieronder!


PROFESSIONAL OF TEAMLEIDER: heb jij -of heeft je team- het veel te druk en wil je minimaal 1 uur per persoon per dag vrijspelen?
Via de artikelen op mijn website lees je al heel veel over wat je zelf kunt doen. Wil je een stap verder dan is ondersteuning vanuit een degelijke basis belangrijk. Ik kan vanuit jarenlange ervaring als trainer/coach die basis bieden. Lees meer over mij, Arjan Zuidhof, kijk wat klanten over mij zeggen, blijf op de hoogte via de mail updates. Of kijk hoe ik jou en je team kan begeleiden.

Share

[Gastblog] Drie tips om (nog) meer uit Skype te halen

Ik ben een fan van skype, ik beken het eerlijk ;-) Skype maakt mijn leven en werk als Practical Business Coach een stuk gemakkelijker. Ik blijf in contact met mijn klanten, heb werkoverleg, coach, wissel korte werkinstructies uit en stel gemakkelijk mijn vragen. Dat alles vanaf de werkplek die ik zelf kies. Ik zou het niet kunnen missen.

Wat is skype zul je je misschien afvragen. Je kunt met skype gesprekken voeren via je computer. Je installeert software op je computer die je laat bellen met de mensen die in je contactpersonenlijst staan. Je maakt dus eerst een connectie met elkaar. Met skype kun je onder andere:

  • Bellen
  • Videobellen
  • Chatten
  • Bestanden sturen
  • Meekijken op het scherm van de ander
  • Gesprekken opnemen

Skype heeft Messenger van Hotmail vervangen. Mocht je dat ooit eens gebruikt hebben (wie niet?) dan vind je veel van die dingen terug. Het grote verschil met Messenger is wel het versturen van berichten als iemand offline is. In skype ziet die ander dat bericht pas als jullie allebei gelijktijdig weer online zijn. Soms kan dat een tijdje duren dus!

Net zoals op Facebook, Twitter en Google+ kun je je status delen. Meestal laat je dat op skype wat langer staan. Het is iets gebruikelijker om reclame te maken omdat het statischer is.

Ik deel graag een aantal tips met je die ervoor zorgen dat je (nog) meer uit skype haalt!

 

Skype tip 1: Bestanden sturen

Via de chatfunctie van skype kun je gemakkelijk bestanden naar elkaar sturen. Tijdens een werkoverleg stuur je de laatste versie van het stuk waar je aan werkt. Een foto die meteen op een website kan of in de nieuwsbrief. De revisie van een logo. Een grappig filmpje kan natuurlijk ook. Afhankelijk van je internet snelheid zijn bestanden snel gedeeld.

 

Skype tip 2: Scherm delen

skype-scherm-delenTijdens het werken is het soms heel handig dat je even je scherm kunt laten zien. Omdat je er net niet uitkomt, je snel iets wilt laten zien of omdat je hulp nodig hebt bij het installeren van iets. Ik maak vaak gebruik van de optie scherm delen, ken je die al? Ik laat mensen meekijken op mijn scherm of ik kijk mee op hun scherm. Reuze gemakkelijk!

Er zijn twee dingen nodig om dit te kunnen doen:

  • Je moet met elkaar in gesprek zijn
  • Je video moet uit staan (in Windows, met een Apple kan je camera blijven lopen)

De optie vind je onder het menu bellen klik op scherm delen, vervolgens op ok en wat op jouw scherm staat is ook aan de andere kant te zien.

 

Skype tip 3: Opnames maken

evaer-logoSkype bewaart automatisch de historie wie je wanneer hebt gebeld en wat je via de chat met elkaar hebt uitgewisseld aan tekst en bestanden. Er zijn programma’s die de inhoud van je gesprek ook op kunnen nemen, dat wat je tegen elkaar zegt. Ik maak opnames van mijn gesprekken op skype, handig als ik instructies geef, iets uitleg of als je samen wilt weten hoe iets ook alweer zat.
Gebruik je een Apple dan gebeurt het automatisch. Met een Windows pc zijn er programma’s voor. Ikzelf gebruik Evaer.

 

NRC Spitsuur: Portret Judith HompeOver de auteur

Judith Hompe is als geen ander in staat te zien waar (tijds)winst te halen is met het praktisch inzetten van je marketing. Als Practical Business Coach zorgt ze dat jij je kunt richten op het doen van de dingen waar jij goed in bent!

 


PROFESSIONAL OF TEAMLEIDER: heb jij -of heeft je team- het veel te druk en wil je minimaal 1 uur per persoon per dag vrijspelen?
Via de artikelen op mijn website lees je al heel veel over wat je zelf kunt doen. Wil je een stap verder dan is ondersteuning vanuit een degelijke basis belangrijk. Ik kan vanuit jarenlange ervaring als trainer/coach die basis bieden. Lees meer over mij, Arjan Zuidhof, kijk wat klanten over mij zeggen, blijf op de hoogte via de mail updates. Of kijk hoe ik jou en je team kan begeleiden.

Share