Blijf opgeruimd – wat te doen met al je papieren en digitale knipsels?

Een vraag die me pas gesteld werd, en die meer mensen bezighoudt: “ wat doe ik met al die papieren en digitale knipsels, artikelen en linkjes waarvan ik nog niet weet wat ik er mee wil? Of ik er eigenlijk wel iets mee wil? Ik word er ondertussen zo onrustig van ”

ALLE INFORMATIE IN JE ARCHIEF STOPPEN?

foto Anne ZuidhofGoede vraag – doe je alles direct in je digitale of analoge archief? Of laat je het beter een tijdje liggen? Realiseer je voor een goed antwoord op die vraag dat het helemaal afhangt van het soort informatie dat zich aan je opdringt. Er komt inderdaad veel leesvoer op ons kenniswerkers af. De kunst is daar vooral een rigoureus onderscheid in te maken. Stel jezelf steeds de vraag: is het lezen van dit artikel, dit knipsel, mijn kostbare tijd wel waard? Zeg je niet voluit “ja!” op deze vraag, gooi het dan liever weg. Je besteedt je tijd beter aan iets anders dan het lezen van kaf onder het koren. Wel de moeite waard? Dan lees je het door (het liefst via de techniek van het snellezen). Na lezing geldt in het algemeen 1 van onderstaande uitspraken:

  1. interessant om te lezen. Ik wil/hoef/moet er verder echter niets mee
  2. ik wil dit zeker bewaren, om later terug te kunnen zoeken
  3. ik heb nog geen idee of en wat ik hier mee aan moet

Leg wat je gelezen hebt niet terzijde, kies meteen een van deze 3. Wat voor veel mensen onder 1. valt (dus niet bewaren), valt voor mij onder 2. Lees ik iets nuttigs of interessants op mijn eigen vakgebied of rondom ondernemen, dan gaat dat daarna met 1 druk op de knop naar Evernote (lees over wat het digitale archief Evernote inhoudt). Evernote is dus mijn digitale lange termijn geheugen. Veel mensen maken al gebruik van deze dienst. Mocht je dat niet gedaan hebben, ga dan vooral snel een gratis proefrit maken. Op deze manier bouw ik een referentie archief op wat ik erg vaak raadpleeg. Omdat informatie in Evernote via de bijbehorende Web Clipper extensie direct boven de zoekresultaten van Google wordt getoond, heb ik de informatie letterlijk onder mijn vingertoppen ter beschikking.

DIGITAAL ARCHIEF – MAKKELIJKER DAN JE DENKT

Een dergelijk eenvoudig digitaal archief zonder ingewikkelde of dure software is heel geschikt voor eigenlijk alle kantoorwerkers, schrijvers, bloggers (inspiratie voor artikelen!). Eigenlijk zou iedereen die regelmatig met informatie werkt en daar wel eens iets in terugzoekt een dergelijk snel toegankelijk en eenvoudig archief moeten hebben.

De eerste 2 soorten informatie (1: wegdoen, 2: naar Evernote of papieren archief) zijn aan de orde gekomen; hoog tijd voor nummer 3. De 3e soort is degene waar veel mensen de mist ingaan, met torenhoge onoverzichtelijke stapels tot gevolg.  Weet je nog niet wat je ergens mee wilt, dan gaat dat vaak op 1 grote stapel die hoger en hoger wordt. Hoe doe je dat slimmer? Wel, een stapel is niet zo’n punt, maar die moet wel uit het zicht. Anders zit je er de hele dag naar te staren, met alle onrust in je hoofd van dien.

STOP HET IN LATER/MISSCHIEN

Plaats alles in een voorlopige map: voor het gemak noemen we die de LaterMisschien – of Ooit, of Someday, of … wat voor jou werkt – map. Papier gaat in een hangmap of insteekmap met die naam. Digitale informatie gaat naar Evernote, waar je de gelijknamige tag (een soort virtuele map) aan hangt. Liever helemaal digitaal? Maak met je telefoon een foto/scan van je papieren knipsels en stuur die door naar Evernote. Voorzien van de juiste tags vind je alles zo weer terug.
Het voordeel van een insteekmap is trouwens juist dat die snel vol is. Dat is een mooie reminder dat het tijd wordt knopen te hakken ;-)

DE WEKELIJKSE REVIEW – SAAI EN O ZO NODIG

That’s it? Nee, alles staat of valt met het regelmatig onderhoud ofwel wekelijkse review waar ik je wel vaker mee plaag. Tijdens dit onderhoud loop je al je rommel, lijstjes, nieuwe ideeën, en zo dus ook die LaterMisschien map langs. In een week kan veel gebeuren: wie weet heb je bij nader inzien juist ontzettend veel zin in dat nieuwe plan. Kun je concrete acties inplannen, doe dat dan meteen. Je hebt een goed actiesysteem toch?. Wil je toch niets met deze informatie, dan gooi je die eenvoudig weg ..opgeruimd staat netjes.

En zoals altijd ben ik weer erg benieuwd naar jouw gouden tip! Dus: laat je hieronder weten hoe je het overzicht behoudt in deze informatie samenleving? Mijn dank en die van de meelezers is groot


PROFESSIONAL OF TEAMLEIDER: heb jij -of heeft je team- het veel te druk en wil je minimaal 1 uur per persoon per dag vrijspelen?
Via de artikelen op mijn website lees je al heel veel over wat je zelf kunt doen. Wil je een stap verder dan is ondersteuning vanuit een degelijke basis belangrijk. Ik kan vanuit jarenlange ervaring als trainer/coach die basis bieden. Lees meer over mij, Arjan Zuidhof, kijk wat klanten over mij zeggen, blijf op de hoogte via de mail updates. Of kijk hoe ik jou en je team kan begeleiden.

Share

3 thoughts on “Blijf opgeruimd – wat te doen met al je papieren en digitale knipsels?

Geef een reactie

Het e-mailadres wordt niet gepubliceerd. Vereiste velden zijn gemarkeerd met *

Houd mij op de hoogte van nieuwe reacties. Of abonneer jezelf op deze discussie zonder te reageren.