Allemaal stoppen met email. Slim of niet?

stoppen-met-mailOpeens vliegt de deur open. “Hee jongens, hebben jullie m’n mail gelezen over dat StoppenMetMailen project?”. Els stopt met tikken, Pieter haalt zijn oordoppen los en beiden draaien ze hun bureaustoel naar de deur. Natuurlijk hebben ze dat. “Ja, volgende week draaien we mee met een test: de hele week geen mail lezen. De organisatoren van dat project verwachten dat we dan veel meer gedaan krijgen. Natuurlijk zijn we wel online bereikbaar via Twitter, Facebook Yammer en Whatsapp. Ik verwacht er eigenlijk heel veel van, en kijk er erg naar uit. Eindelijk een eind aan die mailstress. Jullie doen mee?”. “Ja hoor, we doen wel mee”, begint Els tegen de nog openstaande deur. Andrea is ondertussen al een deur verder om het goede nieuws te verspreiden. Maar helemaal overtuigd lijkt ook Pieter nog niet, gezien de frons in zijn voorhoofd.

“Wat vind jij nou van dat stoppen met email?”. Pieter fronst nog steeds. “Tja, ik heb helemaal niet zo’n mailprobleem. Hoeveel mails krijgen wij nou helemaal binnen? Die 50 ofzo per dag krijg ik makkelijk weg hoor. Maar goed, ik doe wel mee, dat wordt tenslotte verwacht”. “Ach joh, misschien zit er wel wat in. Het zou me een hoop tijd schelen, die mails achtervolgt me nu vaak tot laat in de avond. Maar hoe moet dat nou met de collega’s die niet meedoen. En de klanten, die gaan no way een week op een antwoord zitten wachten.”, peinst Els. “Ja, precies! Oké, je mail blijft dicht. Maar ondertussen moet je wel bereikbaar zijn. Moet je eens zien wie hier binnenkomt als je niet stante pede op je appjes reageert. Nee hoor, zolang je direct besluit wat je met je mails doet is stoppen met mailen helemaal niet nodig. Nog een 3-1-9?”.

Even later komt Pieter met een koffie extra sterk-melk-suiker en zijn eigen thee weer binnen. “Alsjeblieft. Zit jij nou nog wel eens op Yammer?” “Eerlijk gezegd ben ik daar al weken niet meer langs geweest. Kreeg elke dag van die samenvattingen binnen, tijden geleden al uitgezet, want het kwam er totaal niet van ze allemaal te lezen. Toch nog maar eens even kijken binnenkort”.

***

De volgende dag komt Els wat aan de late kant om 9 uur binnen. Pieter is al lang aan het werk. “Ik zit net rond te kijken op Yammer, en kom daar toch wel veel interessante nieuwtjes tegen” zegt hij. “En heb een paar collega’s kunnen helpen die met wat inhoudelijke vragen over jaarrekeningen zaten. Toch wel handig! Alleen, dat verplichte niet in je mailbox mogen kijken geeft me de kriebels. Laat mij m’n eigen werk maar organiseren.” “Ja, het verplichtende karakter van die hele onderneming is wat mij ook zo tegenstaat”, reageert Els. “Ik vind wel dat het wat minder kan met die mail, maar hierin slaan ze door.” “Het zou een aanval op 2 fronten moeten zijn: minder gaan mailen, en tegelijk slimmer gebruik gaan maken van andere manieren om met elkaar te communiceren. Met de telefoon, Skype en de chat op Lync kom je een heel eind als je direct antwoord nodig hebt. En Yammer is voor de rest prima geschikt. Wist je dat er daar al 44 collega’s lid zijn, waarvan de meesten behoorlijk actief?”. Nee, dat wist Els niet.
Wel grappig trouwens dat hij daar meteen mee aan de slag gaat. Ze besluit spontaan om vandaag op Yammer rond te gaan neuzen, ook al zat haar werkdag al vol. En de rest van de week gaat ze haar Feedly blogs doornemen op zoek naar mail en planningstips. Daar is zo ontzettend veel over te lezen tegenwoordig. Je moet er alleen wel mee aan de slag, en dat is precies wat ze de afgelopen tijd teveel heeft laten glippen. Actie. Maar nu eerst de mail even checken, dat oude vertrouwde communicatiemiddel. Stoppen met email is voorlopig nog totaal niet aan de orde.

 

Wil jij ook stoppen met email? Zorg eerst voor Grip op je Inbox!

Ik ben van mening dat email nog alive and kicking is. Wat nodig is is er slim mee omgaan: mail alleen als het nodig is, houd je mails kort, en zoek naar alternatieven als het kan. Maar ga liever niet met de nieuwste en hipste tool van de week vol kinderziektes aan de slag. Voor je het weet steek je al je tijd in het leren kennen daarvan. En daarnaast: volgende week is er vast weer een nieuwe tool.

Zorg liever voor Grip op je Inbox: volg mijn audiocursus over dit onderwerp of boek een training, bijvoorbeeld voor je team.

Share

Geef een reactie

Het e-mailadres wordt niet gepubliceerd. Vereiste velden zijn gemarkeerd met *

Houd mij op de hoogte van nieuwe reacties. Of abonneer jezelf op deze discussie zonder te reageren.