Aanbevelingen

KLANT CASE

OPDRACHT: Traject “Grip op je Inbox”, bestuurssecretariaat gemeente Utrecht

Een interview met Gerard Elbersen, coördinator Office Management BCS, Gemeente Utrecht.

[AZ] Waar liepen jullie eerst tegenaan?
[GE] Onze knelpunten waren:

  1. nog onvoldoende standaardisatie inrichting en werkwijze secretariaats-mailbox in outlook
  2. overgang van Outlook 2003 naar 2010
  3. een complexe mappenstructuur in secretariaatsmailbox
  4. de overdracht kon beter

[AZ] Hoe hebben we de training aangepakt? Welke concrete resultaten heeft dit opgeleverd?
[GE] Met elkaar zijn de knelpunten benoemd. Jij kwam met verbetervoorstel. Dit voorstel (met voorbeeld) in team besproken. Team ging akkoord met het voorstel. Samen met het team en ICT is een uitrolplan gemaakt.Concreet heeft het opgeleverd dat op de juiste momenten de juiste stappen zijn gezet. In de uitrol is veel aandacht voor individuele of groepsondersteuning.

Het resultaat is een nieuwe manier van stresscontrole door niet vanuit de mailbox te werken maar vanuit de takenlijst. Zo reageer je niet teveel op binnenkomende mailberichten, kijk je op vaste momenten naar deze en pakt dan direct op (actie direct of later en dan Taak).

[AZ] Is er iets in mijn aanpak waarin ik mij onderscheid?
[GE] Geen mooi en snel verhaal houden maar vooral de Hollandse nuchterheid. Mooi te zien hoe jouw bescheidenheid en expertise goed samenwerkt in deze uitrol.

[AZ] Wat is het belangrijkste inzicht dat jij of je teamleden gekregen hebben?
[GE] Dat we van elkaar kunnen leren en daarmee tot een nog professionelere ondersteuning komen.

[AZ] Waarom kunnen juist teams in jullie situatie van mijn aanpak profiteren?
[GE] Vooral als binnen de team transparantie en flexibiliteit vergroot moet worden. Eenduidigheid door jouw format maakt dit mogelijk.

 

AANBEVELINGEN

 

“Een tijdje terug heb ik de audiocursus van Arjan gevolgd en daar ben ik nog steeds blij mee! Vanuit mijn werk als zelfstandig coach, trainer en adviseur werk ik aan enorm veel verschillende projecten, natuurlijk allemaal door elkaar. Ik weet dat focussen belangrijk is, maar hoe doe je dat dan? Tijdens de cursus ontdekte ik dat het heel functioneel is om van tevoren je week en dag te plannen, maar ook dat er systemen bestaan die je juist daarbij helpen. Waardoor je meer tijd kunt besteden aan je eigenlijke werk en minder ‘rondjes draait’, omdat je weet wat er nog op je ligt te wachten, maar wanneer pak je wat aan..?

Ik ben een aantal dingen echt anders gaan doen: zo leeg mogelijk houden van mijn mailbox door het in de door Arjan aangegeven ‘archieven’ op te slaan, plannen van mijn werkzaamheden met behulp van Toodledo, waardoor ik een goed overzicht heb over mijn projecten en bijbehorende taken. De eerste stap daartoe was de ‘Mindsweep’, heerlijk om mijn hoofd leeg te maken. En dat geeft rust en ruimte! Arjan, bedankt!”
Mariska van der Meulen GOOLS|professional branding

 

Jantien Dubbeldam, Informatiespecialist Muziek en Dans bij Mediatheek ArtEZ en voorzitter van de NVMB. Heeft herfst 2012 een online trainingstraject gevolgd:

“Het is een opluchting om te weten dat alles wat ik wil of moet doen in mijn ToodleDo systeem te vinden is. Het zit niet meer verborgen in mijn email of in mijn hoofd of als geeltje op mijn bureau of als briefje in mijn jaszak (of verloren op straat) of als taak in Outlook of als agendapunt in mijn agenda of waar dan ook. Arjan heeft me enorm geholpen om alles op een rijtje te krijgen. Hij is geduldig en vriendelijk en dat is prettig werken!” 

 

” Ik heb een leuke en leerzame middag gehad afgelopen dinsdag, waarvoor (nogmaals) dank. Inmiddels is mijn mailbox compleet opgeschoond en heb alvast digitale lijsten (acties, later/misschien e.d.) aangemaakt. Ik probeer alles met kleine stapjes tegelijk te implementeren. Het geeft nu al veel rust, en ik ben benieuwd naar de praktijk in de toekomst ”
Conny Hofstee, medewerkster Facilitair Centrum, Rabobank Voorst

 

Ik ken Arjan via Twitter. Ik volgde hem al een tijdje en werd nieuwsgierig naar zijn 1-op-1 training over een lege inbox. Dat wilde ik ook graag hebben. In een dagdeel heb ik zeer bruikbare en praktische tips van Arjan ontvangen: over werken met één online actiesysteem (Toodledo), planning, een lege inbox en archiveren. Het resultaat: mijn inbox is leeg, alles is netjes opgeruimd, ik heb overzicht over verschillende projecten en heb rust en tijd om inhoudelijk er aan te werken. Iemand zei laatst tegen me: “Jij reageert altijd snel op e-mails”, terwijl ik echt niet meer mijn Outlook non-stop aan heb. Ik lees en verwerk mijn e-mails als het mij uitkomt. Een super regel vind ik als je een e-mail binnen 2 min kan afhandelen gelijk doen, archiveren of deleten; anders is het een actie die in Toodledo systeem komt die je op een later tijdstip afhandelt.
Cristina Andriescu, strategisch marketing adviseur,  http://www.threeisharmony.com

 

“Ben meteen Toodledo gaan downloaden en toepassen. Het is natuurlijk nog een kwestie van wennen, doen en volhouden, maar het werk verloopt er een stuk beter door en mijn humeur is enorm verbeterd.”
senior consultant subsidie advies

 

“Ik heb echt genoten van je presentatie tijdens A20dag verleden week”
Ada van der Linden, Ambtelijk Secretaris Gemeente Amsterdam (COR)

 

“Leuk je te ontmoeten vandaag! Bedankt voor je inspirerende workshop! Ik heb er veel van opgestoken.”
Willy, bezoekster tijdens een van mijn trainingen

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

KLANTENKRING

Arjan heeft vele workshops en 1-op-1 trainingen mogen verzorgen aan zelfstandig ondernemers en professionals. Verder is hij actief (geweest) bij o.a. de volgende organisaties:

 

     

 

site:arjanzuidhof.nl

Share