5 manieren om geheid minder e-mail te krijgen

Lees ook de opvolger met nóg eens 5 tips.

Jij wordt gek van alle e-mail in je mailbox. Je bent niet de enige, iedereen heeft het daar over tegenwoordig. Het mailverkeer neemt ook dit jaar nog altijd toe. Gelukkig is minder e-mail prima te doen. Toch stel ik je liever een vraag: is minder e-mail voor jou een doel op zich? Of zoek je vooral naar de beste manier om met een ander te communiceren?  Gaat het minder om de hoeveelheid mailtjes an sich? Vandaag meer over dit heikele onderwerp dat zoveel mensen bezighoudt. Heel veel  leesplezier gewenst! Bereid je voor op een enig geschop tegen heilige huisjes.

De berichten vliegen je om de oren: iedereen heeft last van e-mail overload, lijkt het. ICT dienstverlener ATOS durft het zelfs aan om binnen enkele jaren intern mailgebruik helemaal aan banden te leggen (lees hier een van de vele berichten)! Dat zal velen te ver gaan, toch lijkt de trend gezet. En inderdaad, het stellen van de WAAROM vraag kan heel verhelderend zijn. E-mail is toch geen doel op zichzelf? Natuurlijk niet! Het is slechts een van de communicatie middelen waar je gebruik van kunt maken. Toch hebben we het zo ver laten komen. Hoog tijd om echt in actie te komen en er iets aan te doen. Je hebt het zelf in de hand!

Kantoor, lunchtijd Pff, nee hoor, ik heb vanmiddag ab-so-luut geen tijd. Ik moet mijn e-mail nog afmaken!” Een gevleugelde kreet tegenwoordig. Lees hem nog eens, die zin. Laat de betekenis eens goed tot je doordringen. Zie je het voor je: een gefrustreerde kenniswerker achter de laptop, druk bezig het zoveelste epistel van die dag in te tikken over. Ja, waarover eigenlijk? We houden elkaar in een houdgreep door anderen te overspoelen (en onszelf tegelijk te laten overspoelen) met e-mail. We verwachten nog eens snel antwoord ook. En anders lopen we wel even binnen – “heb je mijn e-mailtje gekregen?”. Werk noemen we dat. Waanzin, zeg ik. Je werk: dat was toch waarvoor je nu zit op deze plek, waar je voor gaat? Je vak, je passie. Niet het afhandelen van die enorme berg e-mails. Hoog tijd voor een omdraaiing.

Stel je eens voor… Je bent elke dag bijna helemaal bezig met de kern van je werk. Geen geneuzel zoals opzoeken en niet kunnen vinden van informatie, nog 100 mails moeten afhandelen of geen idee hebben waar te beginnen. Natuurlijk werk je niet in een vacuüm en doe je niet 8 uur lang in je uppie je ding. Toch is er meer mogelijk dan veel mensen denken. Maar er is een groot probleem…

JE ZULT HET ZELF MOETEN DOEN. Je kunt de hele dag artikelen lezen zoals deze(!), of boeken die laten zien hoe het anders kan/moet/mag. Alleen, de enige die jou tot verandering kan aanzetten is.. jij zelf! Gelukkig ben je al tot hier bent gekomen. Gefeliciteerd, je weet dus al dat er iets aan schort. Laten we daarom geen tijd verspillen – hoog tijd voor enkele prikkelende tips om in actie te komen. Gewoon als een start, OK? Je moet tenslotte ergens beginnen.

Tijd voor.. actie!

Een 5-punten-plan voor minder e-mail

Stop met het voeren van discussies via de e-mail. E-mail is een soort digitale versie van de papieren brief. Je weet wel, zo’n ding dat soms nog wel eens door een postbodebezorger door die gleuf in je voordeur gestopt wordt. Laat iedereen meedenken, dus ook degenen waar jij niet aan gedacht hebt. Gooi je gedachtenspinsels voortaan op in bijvoorbeeld een  samenwerkings omgeving als Yammer (lees meer over Yammer). Verstuur om deze reden daarom in principe nooit een reply-to-all.  WINST: je houdt elkaar veel beter op de hoogte waar je mee bezig bent. Discussiëren wordt weer leuk


Stuur vanaf nu nooit meer een bijlage via de mail
. Gewoon niet doen. Zet het document in 1 van de vele systemen die hier voor zijn (ook in jouw organisatie, heus, zoek uit wat er is. Al is het een gedeelde netwerkschijf) en stuur de link. WINST: nooit meer heen/weer mailen over welke versie van een document waar ook alweer stond. Plus je mailbox wordt een stuk kleiner – waarvoor dank vanuit  je IT afdeling

Stuur je nog CC’s? Stop er mee. O, iedereen doet het? Wel, iemand moet beginnen en wie zegt dat het “moet”. Niemand toch? Ken je die van die sloot waar een ander inspringt? Nou dan! Overigens las ik pas ergens nog dat CC staat voor ‘Cover your Career’ WINST: hoeveel % van je mail bestaat uit CC? Daar is je winst!


Hou je e-mail kort en stel slechts 1 vraag, aan 1 persoon
. Langere e-mails met meerdere vragen gericht aan meerdere mensen lopen een kwadratisch grotere kans te blijven liggen. Houd het dus kort WINST: veel meer kans dat de ontvanger snel je vraag beantwoord. Afwachten hoeft dus niet meer


Kies het juiste middel voor je boodschap
Zelf ben ik een fervent Twitteraar. Daarmee voorkom ik veel e-mail door een gericht privé bericht te sturen. Bellen, Skypen, instant messaging? Of langslopen, je collega zit toch 2 deuren verder. Of gebruik een van de vele interne of externe sociale netwerken, als die ander daar ook gebruik van maakt. Je collega’s twitteren wellicht al zonder dat je het wist. WINST: sneller en vaak beter antwoord op je vraag


O, enne: stop met klagen over al die e-mail.
Je zadelt er een ander toch ook mee op? We zitten allemaal in hetzelfde schuitje. Lees het anti klaag boek om weer die geboren optimist te worden die in je huist ;-) En, wat zijn jouw tips voor minder e-mail? Deel ze gerust hieronder in de comments Je bijdrage is van harte welkom!

Nog meer tips

Hier is de opvolger met nóg eens 5 tips. Veel leesplezier!


PROFESSIONAL OF TEAMLEIDER: heb jij -of heeft je team- het veel te druk en wil je minimaal 1 uur per persoon per dag vrijspelen?
Via de artikelen op mijn website lees je al heel veel over wat je zelf kunt doen. Wil je een stap verder dan is ondersteuning vanuit een degelijke basis belangrijk. Ik kan vanuit jarenlange ervaring als trainer/coach die basis bieden. Lees meer over mij, Arjan Zuidhof, kijk wat klanten over mij zeggen, blijf op de hoogte via de mail updates. Of kijk hoe ik jou en je team kan begeleiden.

Share

21 thoughts on “5 manieren om geheid minder e-mail te krijgen

Geef een reactie

Het e-mailadres wordt niet gepubliceerd. Vereiste velden zijn gemarkeerd met *

Houd mij op de hoogte van nieuwe reacties. Of abonneer jezelf op deze discussie zonder te reageren.